Levéltári Szemle, 58. (2008)

Levéltári Szemle, 58. (2008) 2. szám - LEVÉLTÁRI TAPASZTALATOK - FEHÉR CSABA: A Budapesti Rendőr-főkapitányság szerveinek ellenőrzése során szerzett tapasztalatok (2005-2006)

csony, csak egyes szervezeti egységeknél (nyomozó és felderítő osztály, bűnügyi helyettes) fordul elő, míg más osztályokon és kerületeknél elenyésző ezek mennyisége. A BFL 1998-tól fogva vett át több ízben jobbára a bűnügyi helyettes irattárából származó iratokat. Az 1980 előtti évekből, a kerületektől és az egyéb szervezeti egységektől származó ilyen jellegű iratanyag, az említettek kivételével, csupán elenyésző mennyiségben került levéltárba. A kapcsolatfelvételt követően a BFL által 1996-tól a rendészeti területre delegált levéltáros tervszerű iratfeltárást és irattár-el lenőrzést nem folytathatott és az ellenőrzési feladatkör 2001-ben újabb munkaerővel történt kiegészítése sem lendített jelentősen a helyzeten. A szervezeti egységenként készülő selejtezési jegyzőkönyvek száma ugyanis már az ezredfordulón is meghaladta az évi százat. A tervszerű munka csak a BFL új szervezeti struktúrájának kialakítását (2004) követően indulhatott meg az intézmény új, III. Főosztálya Rendészeti Szervek, Intézetek, Intézmények Csoportján belül. Lassan ment a felmérés elvégzéséhez szükséges engedély megszerzése a 2005. év folyamán, amelynek fő oka a főkapitányságon belüli személyi változásokban jelölhető meg. Megváltozott a munkát jól ismerő és együttműködő hivatalvezető személye is. A Titokvédelmi, Ügykezelési és Kártérítési Osztálynak (TÜKO) például egy ideig nem volt kinevezett vezetője, s a megbízott csoportvezető eleinte — úgy érzékeltük — kifejezetten akadályozta a munka megkezdését. Végül azonban az új megbízott osztályvezető nagyfokú segítőkészséget és jóindulatot mutatott irányunkban. Ám jól érzékelteti a viszonyokat, hogy a maradandó értékűnek minősített, illetve a selejtezési jegyzőkönyvekkel foglalatoskodó — levéltárunk anyagi támogatásával kiképzett! — irattáros távozott posztjáról, pótlására pedig az „Archív Irattárban" nem került sor. A közvetlen kíséretünkkel, segítésünkkel addig megbízott tisztek is más szervezeti egységekhez kerültek, és akik felváltották őket — egy kivétellel — korábban nem dolgoztak az ügykezelési szakterületen. Első lépésként a szervnyilvántartás előzetes feltöltéséhez szükséges, általunk összeállított adatlapok kiosztására és begyűjtésére került sor.

2 Már a kérdések elfogadtatása 2 Az adatlap kitöltése a 10/2002. (IV. 13.) NK.ÖM rendeletben előírtak végrehajtása folytán is elengedhetetlen volt. Rovatai: 1. Az intézmény neve, 2. Az intézmény székhelye, telefonszáma, 3. Az intézmény alakulási éve, erre vonatkozó jogszabály, 4. Az intézmény előző neve(i), 5. Esetleges jogelőd szerv alakulása, megszűnése, 6. Az iratkezelésért felelős személy, szervezeti egység: (név, telefon), 7. Az irattár vezetője (név, telefon), 8.Az iratkezelési rendszer (centralizált, decentralizált, vegyes), 9. Az iratkezelés pontos leírása (az irat útja szervezeti egységenként, iktatási módok, ügycsoportok, TÜK-ös iratok esetében is), 10. Milyen segédleteket használnak/használtak (lajstromok, kislajstromok, sorkönyvek, mutatók), 11. Van-e számítógépes iktatás, az ezzel kapcsolatos tapasztalataik, problémáik? 12. Amennyiben van számítógépes iktatásuk, kinyomtatják-e a számítógépes iktatókat, mutatókat, ha igen, milyen időközönként? 13. Az irattár(ak) elhelyezkedése az épület(ek)en belül (pince, padlás, stb.), 14. Az irattár(ak) állapota (megfelelő, penészes, vizes, stb.), 15. Az irattár(ak) alapterülete, 16. Az irattár rövid leírása (fényviszonyok, hőmérséklet, fertőzöttség [mikroorganizmusok, rágcsálók, rovarok], van-e víz-, fűtőcső, villanyvezeték falban vagy nyíltan, hol rakják le az iratokat (polcok vagy egyéb, azok anyaga, közel vannak-e a földhöz), az iratok tárolása (doboz, csomó, egyéb), 17. A szabad raktárkapacitás, 18. Egy évben iktatott iratok mennyisége (lajstromkönyv szerint), 19. Egy évben keletkező iratmennyiség (ifm), 20. Levéltárérett (Nem selejtezhető) iratok évköre, mennyisége (ifm, ezen belül a segédletek), 21. Leendő selejtezés várható időpontja, 22. Orzik-e más szerv iratait (név, évkör, mennyiség)? 23. Tudják-e biztosítani a kutatást a levéltárérett iratokban? 24. Van-e 1980. december 31. előtt keletkezett egykor TÜK alá tartozó minősített iratuk? (- végeztek-e ezek esetében visszaminősítést? - ha igen, mikor és a visszaminősítési jegyzéket hol őrzik? - ha selejtezték a visszaminősítési iratokat, akkor mely szervvel hagyatták jóvá az iratok megsemmisítését? - jelenleg hol őrzik ezt az iratanyagot? 25. Az 1980. december 31. után keletkezett TÜK alá tartozó iratok esetében végeztek-e visszaminősítést? 26. Egyéb megjegyzés. 63