Levéltári Szemle, 57. (2007)

Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. szám - E-ARCHÍVUM, E-LEVÉLTÁR, E-IRATTÁR - Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban: felhasználói tapasztalatok és lehetőségek / 3–13. o.

geknél maradva, egy fokkal talán nagyobb problémát jelent a programban helyenként angol nyelven előugró hibaablakok jelentésének megfejtése. Tekintettel arra, hogy a számítástechnika nyelve alapvetően egy mesterséges nyelv, ezért még az angolul jól tudó, de a programozásban akceptálhatóan járatlan levéltárosoknak is gondot jelent — főként szakképzett informatikus hiányában — ezen tájékoztató szövegek helyes értelmezése. A jelszó megadásával látszólag semmi gond, e téren némi meglepetés csak pár hónappal később éri a gyanútlan felhasználót, amikor a program felszólítja, hogy változtassa meg a jelszavát. Ez biztonsági szempontból érthető is, mindössze annyi kényelmetlenség társul ehhez, hogy több jól megjegyezhető karaktersorról kell gondoskodnia az e-Archívumot használónak és azokat a program utasításainak engedelmeskedve kell cserélgetni. Adminisztráció Miután sikeresen túljutottunk a telepítésen, a használati utasítás megkeresésén, és jelszavunkkal beléptünk a programba, immáron megkezdhetjük annak tanulmányozását és kipróbálását. Most már csak azoknak tanácsolhatjuk, akik még — horribile dictu — nem kezdtek hozzá a program adatokkal való feltöltéséhez, hogy azt azonnal ne is kezdjék meg élesben. Célszerű — az első sikeres telepítés után már nem lehet gond — egy demó vagy gyakorló változatot létrehozni, amin ki lehet próbálni a program adottságait, hozzászoktathatjuk szemünket, kiismerhetjük annak logikáját, és az utasításainkra adott reakcióit. Érdemes megőriznünk ezt a kísérleti változatot a későbbiek során is, hiszen ha egy új feladathoz érkezünk, akkor célszerű visszanyúlni ehhez és itt begyakorolni, szondázni a rendszert, mintsem hogy az éles változatban okozzunk esetleg egy nem, vagy csak aránytalanul nagy munkával helyreállítható galibát. A munkatársak program használatára való házilagos felkészítése során is jó szolgálatot tehet a demonstrációs változat. A következőkben a program használati utasítása szerint megadott sorrendben veszszük górcső alá az egyes menüpontokat, rögzítve az eddigi tapasztalatokat, illetve egyes meglátásainkat, véleményünket. A terjedelmi korlátok miatt csak a legfontosabb — vagy annak vélt — elemekre térhetünk ki, ötvözve saját és mások empíriáit, a többeket foglalkoztató problémákra, fogásokra koncentrálva. A design kategóriájába — vagy stílszerűbben szólva mappájába — tartozó jelenségekkel csak akkor foglalkozunk, ha azok tartalmi kérdésekkel is összefüggenek vagy összefügghetnek. A program működését is csak azon esetekben mutatjuk be, ha azt a használati útmutató egyáltalán nem vagy nem teljesen érthetően tette meg. A felhasználó nevének (azonosítójának), jelszavának és más kötelező alapadatainak rögzítése okán elsőként kivétel nélkül az „Adminisztráció" menüpont „Munkatársak" almenüpontjának kitöltögetésével kell kezdenünk az adatbázis építését. A szervezeti hierarchia programcentrikus leképezésén túl itt szembesülünk az egyik legfontosabb feladattal, a jogosultsági (hozzáférési) szint megadásával. Mielőtt mindenki szépen, akkurátusan kialakítaná az adott levéltár személyzeti struktúrájának tökéletesen megfelelő jogosultsági szinteket, gyakorlati tanácsként azt mondhatjuk, addig nem érdemes ezt megtenni, amíg az adatbázis két legfőbb eleme, a törzskönyv és a szervnyilvántartás vagy legalább azok — különösen az előbbinek — váza nincs a programban rögzítve. Addig egyrészt ugyanis nincs mihez hozzáférni, másrészt általános tanácsként a programmal való fokozatos ismerkedést javasoljuk. A törzsköny és a szervnyilvántartás feltöltését, 6