Levéltári Szemle, 56. (2006)

Levéltári Szemle, 56. (2006) 2. szám - NEMZETI LEVÉLTÁRAK A VILÁGBAN - Lukács Anikó: A Brazil Nemzeti Levéltár: intézmény az állampolgárok szolgálatában: Oliviera, Maria Izabel de: Les archives national du Brésil: une institution au service de la citoyenneté. Comma, 2003. (2–3.) / 78–79. o.

A Nemzeti Levéltár ügyfelei három kategóriába sorolhatóak: állampolgárok, akik magáncélból, jogaik biztosításához keresnek iratokat, történészek, valamint a hivatalok, amelyeknek a döntéshozatalhoz információra, a mindennapi működéshez pedig iratkezeléssel kapcsolatos tanácsra van szükségük. A levéltár fő feladata az ügyfelek információval való ellátása, ennek érdekében igyekeznek modernizálni az információszolgáltatást, bővíteni és hatékonyabbá tenni az ügyfelek és az intézmény közötti kommunikációs csatornákat: elsősorban az Internet által nyújtott lehetőségeket használják ki. A számítástechnikai fejlesztések lehetővé teszik, hogy az intézmény csatlakozzon a riói tudományos és kulturális élet szereplőinek közös internetes portáljához, valamint hogy a levéltárban használni lehessen a brazíliai levéltárak közös adatbázisait: a magán- és közlevéltárak jegyzékét, amely jelen pillanatban a fontosabb riói levéltárak több mint ezer fondjáról tartalmaz adatot; a tartományi levéltárak kataszterét; a köztársasági elnökök iratainak adatbázisát. A levéltár saját fejlesztésű programja a SIAN (a Nemzeti Levéltár Integrált Információs Rendszere), amely a levéltárban őrzött 647 fond és gyűjtemény adatait dolgozza fel; a leírásokat az ISAD-G szabvány alapján a levéltár munkatársai által kidolgozott többszintű integrált leírási szabvány szerint végezték el. A levéltári leírás mellett a legfontosabb szolgáltatások is elérhetőek a rendszer segítségével (beiratkozás, írat kérése). A SIAN egyik alrendszere a raktári topográfia, ez nemcsak a térbeli eligazodáshoz nyújt segítséget, hanem alkalmas például a raktárak telítettségének követésére is. A Brazil Nemzeti Levéltárban nagy hangsúlyt fektetnek a digitalizálásra, a tervek szerint a digitalizált iratokat nemcsak a helyszínen lehet majd kutatni, hanem a levéltár honlapján keresztül is elérhetőek lesznek. A kutatótermekben mintegy száz kutató dolgozhat egyszerre, a hagyományos hordozókon rögzített iratok, valamint a könyvtár kötetei mellett lehetőség van a mikrofilmek, hangzó anyagok, videó filmek kutatására, illetve az elektronikus levéltári segédletek használatára is. 2002-ben havonta mintegy 1000 kutató kereste fel személyesen a levéltárat, levélben 100-500, e-mailen további 1000 fő kapott tájékoztatást. A levéltár honlapját havonta körülbelül 10 ezren látogatták. Amint e rövid ismertetésből is kiderült, a szerző a modern levéltár legfőbb küldetésének az állampolgárok és hivatalok információigényének kielégítését tekinti. Ebből következően a legfontosabb feladat az iratokhoz való hozzáférés, valamint a szolgáltatások sokoldalúságának biztosítása annak érdekében, hogy a levéltár valóban az állampolgárok szolgálatában álló intézménnyé váljék. Lukács Anikó 79