Levéltári Szemle, 56. (2006)

Levéltári Szemle, 56. (2006) 2. szám - NEMZETI LEVÉLTÁRAK A VILÁGBAN - Berkes József: A horvátországi levéltárügy kérdései ma: Kolanović, Josip: Arhivska služba Republike Hrvatske – stanje i izgledi razvoja. Arhivski Vjesnik, 2001. (44.) / 53–57. o.

Állami Levéltár zágrábi központján kívül még Spalatóban (Split), Zárában (Zadar) és Pazinban léteznek. Reprográfiai és fényképészeti laboratórium ma már csak a zágrábi központi levéltárban működik. Régebben voltak még ilyen jellegű laborok a varasdi (Varazdin), fiumei (Rijeka), károlyvárosi (Karlovac) és a zárai (Zadar) területi levéltárakban is, de gyenge kihasználtságuk miatt megszüntették őket. A biztonsági másolatkészítés növelése érdekében a következő feladatok várnak megoldásra: • szkennelő gépeket kell beszerezni, • fejleszteni kell a reprográfiát, • begyűjteni az eredeti mikrofilmpéldányokat (master copy) az összes mikrofilmről, amely Horvátországban készült, • be kellene rendezni egy jól felszerelt raktárt a mikrofilmnegatívok, illetve a digitális felvételek őrzésére. A köziratok védelmének, feldolgozásának és hozzáférésének kérdése A már hivatkozott 1997. évi horvát levéltári törvény átveszi az európai országok levéltári törvényeinek lényegét, sőt bizonyos értelemben — a magánlevéltárakról szóló rendelkezéseivel — túl is mutat azokon. Ennek a törvénynek alapján a jövőben rendeleteket kell hozni a levéltári szakszolgálat ügyintézéséről és a levéltári anyagról szóló tulajdonjogi viszonyok pontosabb meghatározásáról, valamint intézkedni kellene a levéltári tevékenységről, különösen pedig az elektronikus adathordozók megőrzéséről. A horvátországi jog és a joggyakorlat elősegíti a közigazgatási szerveknél keletkezett és keletkező iratok szoros levéltári védelmét. A levéltári törvény a közigazgatási iratokat (irattári dokumentumokat) „keletkezésben lévő levéltári anyagként" határozza meg. Ezzel is ki akarták hangsúlyozni, hogy nem jöhet létre a „jövő levéltára " — levéltári anyaga — a napjainkban keletkező iratok kellő és szakszerű megőrzése nélkül. Ebben óriási szerep hárul az úgynevezett külső szakszolgálat munkatársaira (magyar terminológiában: gyűjtőterületi referensekre), amely kapcsolatot tart fenn a levéltár és az iratképző között, gondját viseli és felügyeli a történeti értékű iratok sorsának és végül — az őrzési határidő letelte után — gondoskodik azok levéltári átvételéről. További teendőként helybenhagyja az iratkezelési szabályzatot, jóváhagyja a nem tartós megőrzésű iratok őrzési idejét, illetve a nem történeti értékű iratok kiselejtezését. Sajnos — fogalmazza meg a szerző — a gyakorlatban nem mindig ilyen gördülékeny a levéltárak és a közigazgatás együttműködése. Sokszor élesen elkülönülnek egymástól az iratok hivatali és a levéltári funkciója. A levéltárak csak a történeti értékű iratokkal foglalkoznak és nincs elég szoros kapcsolatuk a közigazgatási szervekkel, de ha még van is kapcsolat, az is többnyire csak a felügyeletre szorítkozik. Az amerikai és európai levéltári gyakorlat viszont azt mutatja, hogy a levéltáraknak sokkal aktívabban kell részt venniük az egész irattári rendszer (record management) létrejöttében és az anyag őrzési feltételeinek meghatározásában. Európában a levéltárak részt vesznek azon törvények, rendeletek kidolgozásában amelyek az új adathordozókhoz kötődnek (pl. mikrofilm és az elektronikus iratok). A központi/nemzeti levéltárak — folytatja Kolanovic — gondoskodnak az elektronikus iratokról, az adatok hozzáférhetőségéről, a megfelelő minőségről és az adatok szabványos méretekre történő átírásáról stb. 56