Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 3. szám - Kenyeres István: A Nemzetközi Levéltári Tanács 2004. évi bécsi kongresszusa / 12–24. o.

20 év után válnak kutathatóvá. A másik kérdéskör az elektronikus aláírás ügye volt, ez a probléma az államigazgatásnak legalább akkora gondot jelent, mint a levéltáraknak az eiratok kérdése. Az elektronikus aláírás ugyanis biztonsági okokból igen rövid életciklussal rendelkezik, így az aláírások későbbi hitelessége nem bizonyítható. A legújabb kormányzati elképzelések szerint ezért két évre növelnék az elektronikus aláírások élettartalmát, egyúttal az illetékes minisztériumok kidolgoznak egy megfelelő biztonsági és archiválási szisztémát. A dán levéltári törvény széles jogosultságot biztosít a dán nemzeti levéltárnak az elektronikus iratok területén: egyrészt kimondja, hogy a hatóságoknak maguknak kell gondoskodniuk arról, hogy az általuk keletkeztetett és őrzött elektronikus iratok megfelelő módon kerüljenek levéltárba. A köziratok levéltárba adási ideje ugyan 30 év, azonban az e-iratok esetében a levéltárnak joga van bármilyen korábbi időpontot is meghatároznia, annak érdekében, hogy el tudják kerülni a technológia elavulásából következő problémákat. A Nemzeti Levéltárnak az államigazgatási szervek által bevezetni tervezett informatikai rendszerek akkreditálásában is jelentős jogai vannak. Amenynyiben kormányzati adatbázisról van szó, akkor elegendő az adott szervnek két héttel az adatbázis üzembe helyezése előtt bejelentenie a technikai paramétereket és átadnia a levéltárnak az adatbázis leírását, olyan módon, hogy az majd segítse az iratértékelést. Ha egy új hagyományos vagy elektronikus iratkezelési rendszert kívánnak bevezetni, akkor három hónappal korábban kell bejelenteni a levéltárnak, amelynek jóvá kell azt hagynia. Amennyiben elektronikus iratkezelési rendszert vezetnek be, akkor ötévenként kell a metaadatokat és az elektronikus ügyiratokat és dokumentumokat archiválni. Az önkormányzati e-iratok esetében a levéltári törvény az önkormányzatok feladatává teszik azt, hogy az általuk használt informatikai rendszer megfelelő módon archiválható legyen. A levéltár azt is előírja, hogy milyen formában történjen az adatok migrációja, azaz levéltárba adása, így pl. előírja a metaadatok migrációjára az XML formátumot, a szövegeknél a használandó karakterkészletet, a táblázatformát, a digitális dokumentumoknál a formátumot (TIFF), mindezeket ISO szabványok alapján.

37 A kelet-közép-európai államok levéltárainak bemutatkozása Külön műhelyvita keretében, igaz hivatalos programon kívül, az Osztrák és a Magyar Levéltárosok Egyesületeinek szervezésében került sor a kelet-közép-európai államok levéltárainak előre megadott szempontok szerinti bemutatkozására. Az érintett országok képviselői tájékoztatták a résztvevőket levéltári szervezetükről, a levéltári épülethálózatról, az őrzött iratanyag jellemzőiről, valamint több előadó is kitért országa levéltári egyesületének munkájára is. Magyarország levéltárügyéről Sipos András (BFL) tartott előadást. A releváns előadások szövegét az Osztrák Levéltárosok Egyesülete folyóiratában, a Scriniumban jelentette meg.

38 NlELSEN, ANDERS Bo: Public Regulations for Electronic Records: Legal Barriers to Electronic Government in Denmark. SRRENSEN, JAN DALSTEN: Public Regulations for Electronic Records: Regulations and Requirements for Public Authorities in Denmark. Scrinium, 59. (2005)5-35. 24