Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2003. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 68–80. o.

előrehaladásuk különböző mértékű: Győrben történt a legtöbb intézkedés (szervekről adatlapok felvétele szinte teljes körűen, szervdossziék léteznek); Székesfehérvárott a szervdossziék fele még hiányzik; Tatabányán egyelőre csupán szervjegyzék van, éppen hogy elkezdték a nyilvántartás kialakítását. A vizsgált időszakban egyik levéltárnak sem küldtek be egyedi iratkezelési szabályzatot véleményezésre. A szer/ellenőrzéseket általában megfelelően végzik, Tatabányán van elsősorban szükség bizonyos korrekciókra. Mindhárom intézményben szabályosan folyt az iratselejtezések ellenőrzése. Levéltári kezelő munkatárs 2003-ban már egyik városi levéltárban sem végzett szervellenőrzési munkát. A Rendeletben előírt ellenőrzési rendszerességet a győri levéltárban csak létszámemeléssel lehet biztosítani. 3. Állami szaklevéltárak A három országos hatáskörű intézmény közül a KSH Levéltárában teljes körű az illetékességi körbe tartozó szervek manuális nyilvántartása, előírás-szerintiek a szervdossziék, a szervellenörzések gyakorisága igen jó. Általában példaszerűnek minősíthető a főlevéltáros munkatárs iratkezelés-felügyeleti munkája. A Vízügyi Levéltár (2004. januártól: Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár néven, kibővített illetékességi körrel működik) szervnyilvántartása, szervdossziéi hiányosak. Az új feladatok miatt mindenképpen indokolt a létszámemelés, különben a levéltár képtelen lesz ellátni teendőit. Továbbra is fennáll a törvényellenes állapot a Hadtörténelmi Levéltárban azért, mert nem láthatja el az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének levéltári felügyeletét. Korábban már többször felhívtam a fenntartó és a NKÖM figyelmét a helyzet tarthatatlanságára, intézkedés azonban mindeddig nem történt. Az egyetemi levéltárak iratkezelés-felügyeleti munkája sok vonatkozásban továbbra is problematikus. Több olyan intézmény van, ahol a személyzet mindössze egy részmunkaidős alkalmazottból áll vagy egy levéltárvezetőre hárul minden levéltári feladat ellátása. Néhány „intézmény" kivételével rendkívül hiányosak a szervekre/szervezeti egységekre vonatkozó nyilvántartások, elégtelen a végzett ellenőrzési tevékenység. Kirívóan törvényellenes továbbra is a Szent István Egyetem Levéltárának(Gödöllö) sajátos helyzete: a levéltárvezető egyben az egyetem irattárának kezelője is, ami összeférhetetlen. Megemlítem, hogy a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetemen az egyetemi iratkezelési szabályzat elkészítésekor nem vették figyelembe a levéltár irattári tervre vonatkozó jogos észrevételeit. így történhetett meg, hogy az egyetem 2003. április l-jén hatályba léptetett irattári terve mindössze — sajátos módon kialakított — 9 tételbe sorolja a keletkező iratokat. A szakfelügyelő mellett magam is felhívtam a levéltárfenntartó figyelmét az irattári terv abszurditására. Szomorú a Szegedi Tudományegyetem Juhász Gyula Tanárképző Kar Levéltára helyzete, állapota: huzamosabb ideje nem működik, az illetékességébe tartozó iratkezelés-felügyeleti munkát a Csongrád Megyei Levéltár végzi! (A levéltár helyzetének tarthatatlanságára az egyetem vezetésének figyelmét külön is felhívtam.) Régóta megoldatlan a Semmelweis Orvostörténeti Levéltár problémája: gyakorlatilag csak gyűjtőkörrel rendelkezik, továbbá hiányoznak a feltételei annak, hogy eleget tehessen az egészségügyi adatok kezeléséről szóló törvény rendelkezésének, miszerint e 72