Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2003. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 68–80. o.

A) KÖZLEVÉLTÁRAK /. Az iratkezelés közlevéltári felügyelete E témában azt vizsgáltuk, hogy a levéltárak érvényesítik-e az Ltv. 11. §-ában, valamint a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 6-11. §-aiban előírt követelményeket a közfeladatokat ellátó szervek és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését, iratkezelési rendjét ellenőrző feladataik végzése, továbbá a szervnyilvántartás vezetése, a szervdosszié alkalmazása során. Emellett áttekintettük a Rendelet szerinti egységes számítógépes szervnyilvántartás majdani feltöltésének szakmai előkészítését. (Ezzel kapcsolatban megjegyzem: a Rendelet 60. §-a értelmében az Országos Levéltárnak 2003. december 31-ig kellett volna gondoskodnia — többek között — az egységes számítógépes szervnyilvántartó program alapelveinek meghatározásáról, a program elkészíttetéséről, teszteléséről, a felhasználáshoz szükséges ismeretek oktatásáról, valamint a program felhasználókhoz történő eljuttatásáról. A szakfelügyelői jelentések tanúsága szerint a levéltárak már nagyon várták a programot, azonban a határidő lejártáig csak a közbeszerzési pályázat kiírásáig jutott el az Országos Levéltár. Sőt rövidesen a pályázat visszavonása mellett döntött. Ennek okát pontosan nem ismerem, de nyilvánvaló, hogy a szakmai előkészítés nem volt megfelelő. A kudarcból okulni kellene, hogy az adófizetők pénzéből valóban indokolt, szakmailag kellően megalapozott, a Rendelet előírásainak megfelelő programok kidolgozására törekedjenek az arra illetékesek.) 1. Budapest Főváros Levéltára (BFL), megyei levéltárak Altalánosságban megállapítható, hogy az 1999-es vizsgálatunk, és különösen a Rendelet megjelenése óta javulás következett be az általános levéltárak iratkezelés-felügyeleti munkájában, bár még ma is sok a hiányosság. Elsődleges követelmény, az ellenőrző munka alapja a szervnyilvántartás és a szervdossziék rendszeresítése, továbbá naprakész állapotban tartása. A Rendelet az adatok igen tág körének nyilvántartását írja elő az egyes levéltárak illetékességi körébe tartozó valamennyi, maradandó értékű iratokkal rendelkező közfeladatot ellátó szervről és tartós állami tulajdonú részesedéssel működő gazdasági társaságról, valamint — szűkített adattartalommal — az olyan privatizált állami gazdálkodó szervezetekről, amelyek privatizálás előtt keletkezett maradandó értékű iratanyagot őriznek. A levéltárak kisebb részében gyakorlatilag csak szervjegyzék létezik (általában számítógépen vezetve) a szerv neve, címe és telefonszáma adatokkal. Több intézményben a régi ún. piros szervnyilvántartó lapokat vagy újonnan szerkesztett adatlapokat használnak, azonban jobbára ezek adattartalma sem teljes körű. Az általános levéltárak mintegy harmadában a BFL által kidolgozott szervnyilvántartó program alkalmazását kezdték meg. Néhány szakfelügyelő arról számolt be, hogy a program lassú, nem megbízható, és adattartalma sem fedi le teljes körűen a Rendeletben előírtakat. Sok helyen még hiányzanak szervek a nyilvántartásból, különösen a tartós állami tulajdonú részesedéssel működő gazdasági társaságokat illetően. Több megyei levéltár is jelezte azt a gondot, hogy az Ltv. kizáró70