Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 3. szám - KILÁTÓ - A levéltári anyag használatának gyakorlati szempontjai (kutatótermi használat stb.) (ford: Szőke Zoltán) / 57–63. o.

Tanácsos lenne közös statisztikakészítési politika kialakítása (mit és hogyan kell regisztrálni). A javaslatok szerint a kutatási szabályok lehetséges EU-s harmonizációját egy tanulmány keretében kellene megvizsgálni, a praktikus kutatói információk internetes közlésére pedig közös formátumot kellene kialakítani. d) Kutatási korlátozások A levéltári anyaghoz való hozzáférés szempontjából rendkívül fontos, hogy minden felhasználót egyenrangúként kell kezelni. A nemzeti hovatartozás, az iskolai végzettség vagy a kutatás célja szerinti bármiféle megkülönböztetés szigorúan elkerülendő. A rendelkezésre álló adatok alapján jelenleg egyetlen tagállam tiltja bizonyos iratanyagainak kutatását külföldiek számára. Általános tendencia azonban, hogy a levéltárak különböző szempontok alapján egyre több iratanyagot vonnak kutatási korlátozás alá. E szempontok között a leggyakoribbak az adatvédelmi és titokvédelmi rendelkezések, de az eredeti iratok védelmét szolgáló (a másolatok útján történő kutatást szorgalmazó) korlátozások is jelentős számban fordulnak elő. Fontos, hogy ezeket a korlátozásokat és az esetleges kivételeket minden kutatóval részletesen ismertessék. Ugyanakkor azt is nyilvánvalóvá kell tenni, hogy az adott levéltári anyagra vonatkozó kutatási engedély nem vonja automatikusan maga után az anyagra vonatkozó másolatkészítés lehetőségét. Ez azt jelenti, hogy a digitális kamerák, kézi szkennerek, a mobiltelefonba épített kamerák stb. ellenőrizetlen használatát meg kell tiltani. Amennyiben az indokolt és lehetséges, a kutatási korlátozás alá eső anyagok tanulmányozására ajánlatos külön „biztonsági" helyiséget kialakítani. e) Kutatási szabályok A kutatási esetekről pontos — lehetőleg elektronikus — nyilvántartást kell vezetni, amelyet a levéltári anyag használatát követően meghatározott ideig meg kell őrizni a hiányzó iratok nyomon követése érdekében. Praktikus és biztonsági megfontolások alapján számos levéltári intézmény korlátozza az egy alkalommal kutatásra kikérhető őrzési egységek számát. Az 1994. évi jelentés szerint három őrzési egység egy alkalommal történő kiadása javallott. Általában azonban célszerűbb a kutató asztalán egy időben tartható egységek számát korlátozni (ezt valóban nem ajánlott három fölött engedélyezni), semmint az egy kérésre kiadható dokumentumok számát. Mivel azonban mindkét megoldás rendkívül hátráltathatja bizonyos típusú kutatás elvégzését (pl. folytatólagos sorozatok áttekintését) ki kell alakítani a kivételekre vonatkozó szabályozást is. 59