Levéltári Szemle, 53. (2003)
Levéltári Szemle, 53. (2003) 4. szám - HÍREK - Svenson, Anna: Az ICA/CIA Nemzetközi Szervezetek Szekciójának éves találkozója, Genf-Lausanne, 2003. május / 68–69. o.
WHO-nál dolgozik, korábban éveket töltött az UNHCR-nél. Doktori disszertációját az elektronikus rekordok témakörében védte meg, és e terület szaktekintélyének számít. Az ö nevéhez fűződik az UNHCR-ben bevezetett elektronikus hálózat, amely a szervezet központját köti össze a világ más pontjain működő irodákkal. A szekció Ajánlás személyes iratok kezelésére nemzetközi szervezetekben: iratkezelés, megőrzés, hozzáférés c. projektjét egy munkacsoport mutatta be Blandine Blukasz-Louisfert francia levéltárosnö vezetésével. Ő a jemeni UNESCO munkatársa volt, most az UNOG újonnan alakult Regisztrációs, Irat- és Levéltári Részlegét vezeti. (A Népszövetség rendkívül érdekes levéltára is ennek a részlegnek a gondozásában található.) Mivel a személyes iratok kezelésének hagyománya és gyakorlata szervezetenként más és más, nagy szükség volt ésszerű irányelvek kidolgozására. Az egyik nagy világszervezetben nemrég fogadtak el egy szabályt, hogy a személyes irat csak 65 évvel azután semmisíthető meg, hogy az érintett személy elhagyta az intézményt. Másutt az iratokat feldolgozás nélkül, ABC-rendbe sorolva őrizték évtizedeken át, ezért a levéltárosokra rengeteget munka várt ezekkel kapcsolatban. A hozzáférés szabályozása sem egyértelmű, gyakran azon múlik, milyen a döntéshozók igazgatási kultúrája az egyes szervezeteken belül. így az ICA/CIA szekciójának ajánlása remélhetőleg hasznos eszköznek bizonyul a levéltárosok számára. Az ajánláshoz csatoltak egy listát is a minimálisan szükséges adatokról, amelyet egy személyes irataktának tartalmaznia kell. A nemzetközi levéltári szabványokról az amerikai Trudy Peterson tartott egész napos továbbképzést. Peterson korábban az UNHCR, illetve az Open Society Archives/Nyílt Társadalom Archívum vezető levéltárosa volt, jelenleg egy szabványokról szóló könyvön dolgozik. Bemutatója rendkívül alaposnak és gyakorlatiasnak bizonyult. Ez idő szerint levéltári szabványként az RM, az ISADfg), az ISAAR és az Etikai kódex elfogadott. Eddig még nem sikerült megegyezni az iratértékelés szabályozásáról (mivel az iratértékelés szorosan összefügg az alkotmányjoggal, adatvédelemmel és -hozzáféréssel, egy mindezekkel összehangolt szabvány elkészítése — véleményem szerint — hosszú időbe telik). A továbbképzés elsősorban az RM szabványra (ISO 15489) irányult, megállapítva, hogy ezek a szabványok „a nemzetközi szervezetben dolgozó levéltáros legjobb barátai" — amivel a résztvevők egyet is értettek. Két szakmai látogatásra is sor került: az egyiket az ICRC-nek a Nemzetek Palotája melletti székházába, a másikat pedig az Olimpiai Múzeumba, a Nemzetközi Olimpiai Bizottság levéltárába illetve a lausanne-i Olimpiai Kutatóintézetbe. (Bővebb információ: www.icrc és www.oIympic.org/studies ) Az ICA/CIA nemzetközi levéltáros konferenciáját jövő augusztusban Bécsben rendezik, amelynek programjában kerekasztal-beszélgetés lesz az emberi jogi és a nemzetközi levéltárakról. Ez alkalomra készül el a nemzetközi nem kormányzati szervezetekről szóló útmutató kiadvány is. Mint minden konferencián, így itt is nagyon fontos volt, hogy a résztvevőknek módjukban állt kötetlen formában találkozni, ismerkedni és megvitatni a közös problémákat. Anna Svenson 69
