Levéltári Szemle, 52. (2002)

Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. szám - Latorczai Csaba: Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban / 19–23. o.

Az irodaigazgatónak és a jegyzőknek az egyházmegyei hivatalbeli fontosságát kiemeli az az előírás, amely szerint a püspök bármikor, ám az egyházmegyei kormányzó csak a tanácsosok testületének beleegyezésével mozdíthatja el őket hivatalukból.

20 Mint már említettem, a bírósági jegyzők oly fontossággal bírnak a bírósági ügyekben, hogy az általuk nem hitelesített iratok semmisek.

21 A plébániák esetében a plébános a hozzá tartozó hívek saját pásztora, aki a püspök felügyeletével végzi tanítói, megszentelői és kormányzói feladatát.

22 Az 532. kán. értelmében „a plébános minden jogügyletben képviseli a plébániát, a jog előírásai szerint". Tehát a plébános a plébániája területén teljes felhatalmazással bír, ami természetesen az iratkezelésre is vonatkozik. Ami a fent említett előírások magyarországi megvalósítását illeti, általánosságban elmondható, hogy ma Magyarországon az egyházmegyei hivatalok iratkezelése szakmailag kiemelkedő. Folyamatos az iktatás, az előzményeket és kapcsolódásokat kiemelik.

23 Ma már a selejtezést is képzett levéltárosokra bízzák. Egyre problémásabb viszont a plébániai iratkezelés. A leveleket nem, vagy csak elenyésző mennyiségben iktatják.

24 Másodlatokat vagy másolatokat alig készítenek a kimenő iratokról. A plébániai irattárak nincsenek, vagy alig vannak rendezve. Ennek oka az, hogy a papság jelenlegi leterheltsége és állandó időhiánya nem teszi lehetővé, hogy a plébánián szolgálatot teljesítő papság maga rendezze a plébániai irattárat, ahhoz pedig, hogy képzett levéltárost alkalmazzanak az irattár rendezésére, a plébániának nincs pénze. Mindamellett a plébániai anyakönyvek általában viszonylag rendezettek. A püspök, illetőleg megbízottja számára előírt vizsgálatok

25 — a tapasztalatok alapján — azonban az anyakönyveknél megrekednek, és nem terjednek ki más plébániai iratokra. A gyakorlati megvalósításról elmondottak érvényesek a többi történelmi egyházra is, bár ők nem rendelkeznek olyan aprólékosan kidolgozott szabályozással, mint a katolikus. Összefoglalva tehát megállapítható, hogy a történelmi egyházak vezetői szintjén kiemelkedően jó az iratkezelés, ám az alsóbb szinten komoly hiányosságok tapasztalhatók, amelyek egyre súlyosabb problémákhoz vezethetnek. Jelen pillanatban azt mondhatjuk, hogy az új lelkész generáció — úgy tűnik — nem túl fogékony a megfelelő iratkezelésre, ám ez mintha a kor előrehaladtával, illetve a tapasztalatok és a felelősség növekedésével folyamatosan változna. okmányokat az előírások megtartásával megmutatni annak, aki törvényesen kéri őket, s másolásuknak az eredetivel való megegyezését tanúsítani. 20 L.: 485. kán. 21 L: 1437. kán. 22 515. kán 1. §. A plébánia a krisztushívőket a részegyházon belül állandó jelleggel megalapított közössége, melynek lelkipásztori gondozását, a megyéspüspök felügyelete alatt, plébánosra bízzák, aki annak saját pásztora. 519. kán. A plébános a rábízott plébánia saját lelkipásztora. A rábízott közösség lelkipásztori gondozását látja el annak a megyéspüspöknek felügyelete alatt, akinek a krisztusi szolgálatában való részvételre meghívást kapott, hogy a rábízott közösség javára teljesítse a tanítói, megszentelői és kormányzói feladatot, más papok vagy diakónusok együttműködésével és a világi krisztushívők segítségével, a jognak megfelelően. 2j Egy magyarországi egyházmegyei hivatal átlagos iratforgalma 4-5000-re tehető évenként. 24 Egy magyarországi plébánia átlagos iratforgalma 150-200-ra tehető évenként. 25 L.: 535. kán. 4. §. 23