Levéltári Szemle, 52. (2002)

Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. szám - Latorczai Csaba: Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban / 19–23. o.

Az Egyházi Törvénykönyv még két egyházi intézmény számára írja elő kötelező érvénnyel levéltár, illetve irattár létesítését. A plébánia esetében mindenhol kell lennie levéltárnak, ahol az anyakönyveket, a püspök leveleit és más fontos okmányokat kell őrizni. A visitatio canonica alkalmával ezt ellenőrizni kell.

9 A vagyonkezelöségi levéltár csak említés erejéig kerül elő az 1283. kán. 3. pontjában. Érdekességként megemílthető, hogy a CIC nem írja elő kötelezően bírósági levéltár létesítését. Ennek oka az, hogy az egyházmegyei bíróságok az egyházmegyei hivatal részét képezik a püspök hármas hatalmából fakadóan, és így a bírósági iratok megőrzésére az egyházmegyei levéltárral kapcsolatos szabályok az irányadók.

10 A CIC bizonyos esetekben néhány irat kezeléséről külön rendelkezik. A templom szentelésének vagy megáldásának elvégzéséről, valamint a temetők megáldásáról okmányt kell készíteni; ennek egyik példányát az egyházmegyei hivatalban, a másikat pedig a templom levéltárában kell őrizni." A megyéspüspök akkor veszi birtokba kánonilag is egyházmegyéjét, ha kinevező levelét bemutatja a tanácsosok testületének, és az eseményről az irodaigazgató iratot készít. Új egyházmegyében mindez a székesegyházban történik, és az eseményről a jelenlévő legidősebb papnak kell iratot készítenie.

12 A koadjutor, illetve a segédpüspök hivatalának birtokbavételével kapcsolatban hasonlóak az előírások.

1

"

5 A legrészletesebb szabályozás a peres iratoknál található. A teljes eljárást írásba kell foglalni, és mellé kell csatolni az eljárás folyamán felhasznált összes anyagot is. Az így összegyűlt iratanyagot levelenként meg kell számozni és hitelesíteni.

14 Minden olyan irat, támogatásáról az 1999. Évi LXX. törvénnyel kihirdetett, ún. Magyar Vatikáni megállapodás rendelkezik, mely 4. Cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy „Az Egyház kulturális öröksége, ezen belül az egyházi levéltárakban, könyvtárakban, múzeumokban és más gyűjteményekben őrzött értékek és dokumentumok a magyar kulturális örökség egészének fontos részét képezik. Az Egyház és a Magyar Állam vállalja, hogy együttműködik ezen örökség megőrzésében, gyarapításában és közhasználatának biztosításában." 9 535. kán. 4. §. Minden plébánián legyen levéltár, ebben őrizzék a plébániai anyakönyveket, a püspökök leveleit és azokat az egyéb okmányokat, melyeket szükségességük vagy hasznosságuk miatt meg kell őrizni. Mindezt a megyéspüspök vagy megbízottja a látogatás alkalmával vagy más megfelelő időben meg kell, hogy tekintse; ügyeljen a plébános, nehogy ez az anyag kívülállók kezébe kerüljön. 10 A kérdés csupán az, akkor miért kell annak a vagyonkezelőségnek külön levéltárat létesítenie, amelyik szintén az egyházmegyei hivatal részét képezi? 11 L.: 1208. kán. 12 382. kán. 3. §. A püspök az egyházmegyét akkor veszi kánonilag birtokba, amikor magában az egyházmegyében személyesen vagy képviselő útján az apostoli levelet a tanácsosok testületének bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít, vagy újonnan alapított egyházmegyében akkor, amikor a székesegyházban jelenlévő klérussal és néppel közölteti az említett levelet; erről a jelenlévők közül a legidősebb pap iratot készít. 13 404. kán. 1. §. A koadjutor püspök akkor veszi birtokba hivatalát, amikor a kinevezését tartalmazó apostoli levelet személyesen vagy képviselő útján a megyéspüspöknek és a tanácsosok testületének bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít. 2. §. A segédpüspök akkor veszi birtokba hivatalát, mikor a kinevezését tartalmazó apostoli levelet a megyéspüspöknek bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít. 3. íj. Ha a megyéspüspök teljesen akadályozva van, elég, hogy akár a koadjutor püspök, akár a segédpüspök a kinevezést tartalmazó apostoli levelet az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében a tanácsosok testületének bemutassa. 14 1472. kán. 1. §. A perbeli cselekményeket — mind azokat, amelyek a kérdés érdemi részére tartoznak, vagyis az ügy cselekményeit, mind azokat, melyek az eljárás formájához tartoznak, vagyis az eljárás cselekményeit — írásba kell foglalni. 2. §. Az iratok minden levelét meg kell számozni, és hitelesítő jeggyel kell ellátni. 21