Levéltári Szemle, 52. (2002)

Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. szám - Latorczai Csaba: Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban / 19–23. o.

LATORCZAI CSABA Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban A történelmi egyházak iratkezelési gyakorlata az elmúlt években jelentős fejlődésen ment át, de — megítélésünk szerint — szabályozás szintjén a legjobban kimunkált, legegységesebb a katolikus egyházban. Jelen dolgozatunkban ezért a katolikus egyház iratkezelési gyakorlatának példájával szeretnénk bemutatni az elmúlt években megfigyelhető pozitív változásokat. A katolikus egyház iratkezelését az 1983-ban hatályba lépett Codex Juris Canonici (= CIC) szabályozza. Általánosságban megfigyelhető, hogy már a szabályozás szintjén kettéválasztja az egyházi vezetés és az egyház alsóbb szintje iratkezelését. Az egyházi vezetés iratkezelés sokkal részletesebb és kimunkáltabb. A CIC az egyházmegyék esetében előírja, hogy azon iratok esetében, amelyekkel jogi hatálya van, az egyik ordináriusnak és az irodaigazgatónak vagy jegyzőnek közösen kell aláírnia. Az iratok megőrzését a 486. kánon szabályozza.

1 A CIC az egyházmegyei levéltár három típusát különbözteti meg: 1. Általános levéltár (világi fogalmak szerint irattár). Itt azok az iratok találhatók, amelyek aktuális ügyekhez kötődnek, vagy nincs komolyabb történeti értékük, illetve azok az iratok, amelyeket nem kell titkosan kezelni.

2 Általános levéltár létesítése — mint fentebb is láthattuk — kötelező. A levéltárat zárva kell tartani, kulccsal csak a püspök és az irodaigazgató rendelkezhet. Belépni csak a püspök vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes engedélyével rövid időre lehet. Az általános levéltárban őrzött iratokból a személyükben érintettek másolatot kaphatnak.

3 2. Titkos levéltár. A titkos iratkezelést igénylő iratok őrzési helye. Az itt őrzött iratok közül évente meg kell semmisíteni azoknak az erkölccsel kapcsolatos büntetőügyeknek az iratait, amelyeknek vádlottjai meghaltak, vagy az ítélet kimondása óta eltelt tíz év. Az itt őrzött iratok nem kerülnek át a történeti levéltárba. A titkos levéltárhoz csak a püspöknek lehet kulcsa, üresedés esetén azt csak az egyházmegyei kormányzó nyithatja ki, iratokat nem szabad kivinni.

4 486. kán. I. §. Az egyházmegyére vagy a plébániákra vonatkozó minden okmányt igen gondosan kell őrizni. 2. §. Minden egyházmegyei hivatalban létesítsenek biztos helyen egyházmegyei levéltárat, melyben az egyházmegye lelki és anyagi ügyekre vonatkozó okmányokat és iratokat elrendezve és gondosan elzárva őrzik. 3. §. A levéltárban található okmányokról leltárt vagy kimutatást kell készíteni az egyes iratok rövid áttekintésével." 2 A CIC eredeti latin szövege a 486. kán 2. íj-ában a levéltár szóra az archívum seu tabularium kifejezéseket használja. Látható tehát, hogy a hatályos kánonjog az általános levéltár esetében nem tesz különbséget irattár és levéltár között. 3 487. kán. 1. §. A levéltárnak zárva kell lennie, kulcsa csak a püspöknek és az irodaigazgatónak legyen hozzá; senki sem léphet a levéltárba a püspök engedélye vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes engedélye nélkül. 2. § Az érdekelteknek joguk van ahhoz, hogy a természetüknél fogva nyilvános és személyi állapotukra vonatkozó okiratokról írott vagy fénymásolt hiteles másolatot kapjanak személyesen vagy képviselőik útján. — Ilyen okmányok pl.: a kérelmező keresztségére, családi, klerikusi, szerzetesi állapotára hivatkozó iratok. 4 489. kán. 1. §. Legyen az egyházmegyei hivatalban titkos levéltár is, vagy legalább a rendes levéltárban egy teljesen csukott és lezárt szekrény vagy rekesz, melyet nem lehet a helyéről elmozdítani; ebben tárolják nagy 19