Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. szám - KILÁTÓ - Kőrösmezei András–Németh István: Beszámoló a 2001. május 7. és 11. között a berni Schweizerisches Bundesarchivban töltött tanulmányútról / 48–53. o.
mintegy ezer svájci frankért vállalta el. A probléma megoldása egyedül az lehet, ha az iratképző szervek kötelességévé teszik, hogy archiválandó adatait olyan adathordozón tárolja és bocsássa a levéltár rendelkezésére, amely az átvétel időpontjában könnyen kezelhető, hiszen ne higgyük azt, hogy a ma használt meghajtók tíz, húsz vagy harminc év elteltével is közforgalomban lesznek. Ennek megakadályozására a szervekkel kapcsolatban szigorú előírásokat szorgalmaznak Svájcban, a levéltárakba már bekerült elektronikus adataikkal kapcsolatban pedig egy 5-10 évente történő átmásolást vezettek be. Hasonló a helyzet az irattermelőtől átvett adatbázisok adataival. Svájcban évtizedekkel ezelőtt sajnos éppen úgy nem készültek fel a levéltárak arra, hogy elektronikus iratokat vegyenek majdan át, mint nálunk. Ezt talán éppen az a szemlélet okozta, amely Magyarországon oly elfogadottnak tűnik: vagyis ezzel nem kell foglalkoznunk, hiszen ilyen iratok csak mostanában keletkeznek, majd ha sor kerül arra, hogy átvegyük az ilyen anyagokat, majd csak lesz rá valamilyen megoldás. Ez a szituáció okozza azt, hogy hatalmas mennyiségű elektronikus adathordozón őrzött adathalmazt kell a svájci levéltáraknak átvenniük. A Bundesarchivban működő informatikai csoport informatikus szakemberei (egyébként teljes joggal) elutasítják azt a megoldást, hogy a szervek az iratanyagot, adatbázist kinyomtatva adják át a levéltárnak. Erre a több mint másfél-két évtizede keletkezett elektronikus iratok esetében már nem is kerülhetne sor. Érvelésük szerint a kinyomtatással éppen azok az előnyök vesznének el, amelyek az informatikát oly csábítóvá teszik, vagyis a nagy adattömegek gyors, többszempontú keresését, használatát. Annak ellenére, hogy az utóbbi években rájuk zúduló több ezer tekercsnyi mágnesszalagon tárolt iratanyaggal nem tudnak gyorsan megbirkózni, az ARELDA-n belül olyan szempontokat dolgoztak ki, amelyek alapján — úgy tűnik •— hosszú távú megoldás születhet. Ennek az a lényege, hogy megszabják azokat a formátumokat, amelyek az utóbbi két évtizedben stabilnak mutatkoztak (.rtf, .txt, .wav, .pdf stb.), és az adatokat ebben a formában igyekeznek tárolni, illetve tároltatni. Az e formátumban archivált („lebutított") iratokhoz ideiglenes, ad hoc adatbázis-kezelőket (pl. ACCES) rendelnek, amelyek alkalmasak arra, hogy ideiglenesen használhassák az adatokat. Arra azonban kritikusan ügyelnek, hogy a „gyökérfájl" mindig olyan formátumú maradjon, amely állandónak mutatkozik, és amelyet később esetleg egy másik adatbázis-kezelő segítségével használhatóvá tudnak tenni. Emellett nagy hangsúlyt fektettek az adatbiztonság megteremtésére (gondoltak itt elsősorban az interneten lévő adatok, és az e-mailek archiválására), amely elsősorban abból áll, hogy igyekeztek szigorú előírásokat kidolgozni az elektronikus iratok adatbiztonságával kapcsolatban. Ezzel együtt a mai tendencia figyelembevételével igyekeztek felmérni, hogy mekkora adatmennyiséget kell majdan kezelniük, mennyi adat keletkezik a közigazgatásban. Felmérésük adatai és végösszegei megdöbbentőek voltak számunkra. Jelenleg a Bundesarchiv őrizetében mintegy 2-3 Terabytes (1 Terabyte=1024 Gigabytes?l 000 000 Megabytes kb. 2000 CD-ROM) elektronikus irat, hanganyag stb. van. Számításaik szerint ez évente 5-20 TB adatmennyiséggel fog nőni, ami óriási, szinte hihetetlen számnak tűnik. Noha Magyarország még nincs a svájci közigazgatás szintjén, bizonyos, hogy a technikai fejlődés következtében, valamint, hogy itthon nem kellett azokat a buktatókat végigjárni, mint Nyugat-Európában egy-két éven belül hasonló helyzettel fognak a levéltárak, de különösen a Magyar Országos Levéltár szembesülni. 52
