Levéltári Szemle, 51. (2001)

Levéltári Szemle, 51. (2001) 2. szám - KILÁTÓ - Klettner Csilla: Beszámoló a Public Record Office-ban szerzett szakmai tapasztalatokról / 60–64. o.

BESZÁMOLÓ A PUBLIC RECORD OFFICE-BAN SZERZETT SZAKMAI TAPASZTALATOKRÓL 2000. október 23-27. között egy tanfolyam keretében a Magyar Országos Levéltár levéltárosaiból álló négyfős csoport tagjaként módom volt betekintést nyerni a londoni nemzeti levéltár, a Public Record Office (a továbbiakban PRO) tevékenységébe. A tanfolyam célja a levéltár alapvető feladataival (kutatószolgálat, iratátvétel, elektronikus iratkezelés menetének kidolgozása stb.) foglalkozó szervezeti egységek munkájának bemutatása, ül. a levéltár egy-egy nagyobb, konkrét projektjének megismertetése volt. A levéltár iratkezelési elvei A PRO köziratokat gyűjtő intézmény.

1 A levéltárba kerülő iratok — a vonatkozó 1967. évi törvény alapján — Nagy-Britanniában általában harminc év után, a személyes adatokat tartalmazók száz év után válnak kutathatóvá. Természetesen kivételes — például államtitkot tartalmazó — irat esetében ez az időhatár meghosszabbítható. Az iratok értékelése kettős felülvizsgálati rendszerben történik. Az irat keletkezése után öt évvel zárttá válik, öt év elteltével az adott kormányzati szerv dönt — az ügymenethez szükséges voltát is vizsgálva — az irat továbbőrzéséről. Ha az irat további megőrzésre kerül, 25 év után kerül második felülvizsgálat alá, és jórészt ekkor dől el történeti értéke is. A tapasztalatok szerint a 275 kormányzati egység irataiból az első felülvizsgálat során annak 80%-a kerül selejtezésre, a második felülvizsgálat után pedig a keletkezett iratanyag mindössze 5%-a kerül levéltári őrizetbe. A levéltár gondosan összeállított irattári terv használatát követeli meg, a felülvizsgálatban azonban természetesen részt vesz. Iratátvétel és segédletek — rendezési feladatok A levéltárnak az iratok átvétele után iratrendezési feladatai gyakorlatilag nincsenek, a rendezést még a kormányzati szerveknél végzik el. Ehhez egyfelől a kormányzati szerv által is felismert tekintélyes státusz, másrészt komoly munkaszervezés szükséges. Az előbbi valamelyest adott, a szerveket szankciókkal teszik érdekeltté az iratok megfelelő irattározásában, később az iratok átadásra történő előkészítésében. A munkaszervezés nagyon jónak tűnik ezen a területen is. Mint ahogy a PRO-ban minden levéltári feladatra külön osztályt állítottak fel, a részfeladatok teljesülése tekintetében is egy-egy kisebb csoport, vagy egy-egy személy tartozik felelősséggel az adott osztályon belül. Fentieknek megfelelően az iratátvételt intéző osztály egy munkatársa kizárólag a tárolóeszközök ! A PRO és a brit levéltárügy történetéről SZŐKE ZOLTÁN: A Public Record Office. Nagy-Britannia nemzeti levéltára c. cikke szolgál áttekintéssel. Levéltúri Szemle, 50. (2000) 1. sz. 28-33. 60