Levéltári Szemle, 50. (2000)
Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 1999. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 55–67. o.
A levéltári anyag rendezése, segédletkészítés A szakfelügyelők ellenőrzésük során elsősorban e munkafajták tervszerűségét, volumenét, a rendezettségi és segédleteltségi állapotot, a segédletek hozzáférhetőségét és a számítógép használatának jellemzőit vizsgálták. Jelentéseikben részletesen feltárták a jelenlegi helyzetet. Ezek alapján elsősorban az szűrhető le tapasztalatként, hogy az általános levéltárak és a városi levéltárak feldolgozó munkáit, hasonlóan a gyűjtőterületi feladatvégzéshez, 1991-től rendkívüli mértékben visszavetették a különböző kárpótlási törvényekből, a csődtörvény végrehajtásából és a titkos iratok felülvizsgálatából reájuk háruló nagyvolumenű kampánymunkák, olykor ezeken kívül a fentebb már tárgyalt bérirattárolási „vállalkozás" is. Több intézményben komoly restancia halmozódott fel, amelynek fokozatos felszámolása 1997-től kezdődhetett meg. Az általában kedvezőtlen személyi feltételek mellett rövid időn belül — komoly erőfeszítés nélkül — csodát nem nagyon lehet várni a rendezettségi és főleg a segédleteltségi színvonal lényeges javulását illetően. Sürgősen elérendő célként szükséges kitűzni azt, hogy a fond- és állagjegyzék valamennyi közlevéltárban naprakész legyen. Kívánatos volna emellett a nemzetközi levéltári segédletkészítési szabványnak, az ISAD/G-nek (megjelent a Levéltári Szemle 1995/2. számában) megfelelő segédletek készítése. (Budapest Főváros Levéltárában már megkezdődött ez a munka.) A levéltárak túlnyomó része 1990 óta csak elvétve, vagy egyáltalán nem publikált segédletet. (Utóbbiak sorába 11 általános, 3 városi és 3 szaklevéltár tartozik.) E téren a szaklevéltárak állnak jobban; néhánynak repertóriuma is megjelent, a Hadtörténelmi Levéltár fond- és állagjegyzékét 1998-ban, az összes egyetemi levéltárét 1997-ben adták ki. Örvendetes fejlemény viszont a számítógép használatának terjedése, olykor már közösen alkalmazott programok alapján. Az adatbázis jellegű segédletek készítésében elsősorban Budapest Főváros Levéltára és a Vízügyi Levéltár játszik úttörő szerepet. 1999 őszétől 7 közlevéltár fond- és állagjegyzéke már olvasható, és ugyanennyié — a tervek szerint — 2000-től lesz olvasható az interneten. Végül megemlítem a volt pártarchívumi iratok feldolgozásának problémáját. A megyei levéltárak — noha egy részük már elvégezte a rendezést — nagyon várják az ígért központi útmutatót. A levéltári anyag selejtezése A már levéltárban őrzött iratanyagból a nem maradandó értékű iratok eltávolítása és selejtezés útján történő megsemmisítése rendkívül felelősségteljes munka. A levéltáros komoly dilemma előtt áll: a selejtezéssel nem pusztít-e el olyan dokumentumot, amelynek adataira később esetleg szükség lehet; illetve ha nem selejtez, az értéktelen papírokhoz való ragaszkodás miatt esetleg komoly forrásértékű iratok számára nem jut tárolóhely. A nemzetközi tapasztalatok egyértelműen a felelősség, vagyis a megfontolt, szakmailag jól előkészített és dokumentált selejtezés vállalása mellett szólnak. Közlevéltárainknak mintegy fele viszonylag rendszeresen végez érdemi selejtezést, közülük azonban a vizsgált 1994-1998 közötti időszakban csak kevesen — a 62
