Levéltári Szemle, 50. (2000)
Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 1999. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 55–67. o.
iratokkal kapcsolatos nagy volumenű ügyfélszolgálati feladatok terhelték a munkatársakat.) A Nógrád Megyei Levéltár különleges helyet foglal el a bértárolást végző intézmények sorában. Levéltári anyagánál több mint másfélszer nagyobb mennyiségű, közel 15 000 ifm-nyi, lényegében az egész ország területéről származó iratanyagot tárol egy külön erre a célra megszerzett raktárépületben. A tevékenység ellátásához a megyei Önkormányzat 2 fős személyzetet is biztosított. Szakfelügyelői vélemény szerint ezért az ilyen nagy mennyiségű bértárolást sem sínylette meg az intézmény szakmai munkája. Egy másik probléma azonban jelentkezett! Idézem a szakfelügyelő jelentésének erre vonatkozó részét: „A szakmai feladatok további színvonalas ellátását... veszélyezteti az a körülmény, amitől a bértárolást nem támogató kollégák tartottak, vagyis hogy a fenntartó »visszaél« helyzetével, és az intézmény éves költségvetésének megállapításánál olyan helyzetet teremt, hogy a bértárolt iratok kezelésére átutalt és a vállalt feladatok többéves ellátásához szükséges pénzösszeget az intézmény kénytelen legyen a saját fenntartására fordítani. ... A levéltár az 1999-es költségvetési évben kénytelen lesz felélni azt a pénzt, ami a bértárolt iratok több éves (évtizedes) kezeléséhez szükséges, és mivel a raktári férőhelyek tulajdonképpen beteltek, további forrás előteremtése szinte megoldhatatlan. Amennyiben a megyei önkormányzat kötelezné az intézményt az eddigiekhez hasonló nagyságrendű bevétel tervezésére, a levéltár nem csak szakmailag, hanem egész működésében ellehetetlenülne." A bérirattárolás sajátos formáját honosította meg a Vízügyi Levéltár. Az 1998. végi hivatalos adatok szerint 986 ifm iratot bértárol, ez az általa őrzött levéltári anyag 18,4%a. Bérirattárolás keretében egyrészt megszűnt (felszámolt/végelszámolt) gazdasági szervek, másrészt működő szervek külső irattározási feladatait látja el. (Javarészt a vízügyi ágazaton kívüli cégekről, intézményekről van szó.) A levéltár emellett szabad raktári kapacitásának egy részét bérbe adta különböző szintén bérirattárolással, iratrendezéssel foglalkozó vállalkozásoknak, aminek folytán — a szakfelügyelő jelentése szerint — a levéltári iratok, a levéltár és az egyes vállalkozások által bértárolt és kezelt iratok egy része a levéltár raktáraiban „egymás mellett, vegyesen" találhatók. Ez ellentmond az Ltv. biztonságos őrzésre vonatkozó rendelkezésének, ezért a szakfelügyelő ennek az állapotnak a megszüntetését javasolta. (A levéltárigazgató — közlése szerint — azóta intézkedett is.) Fentiek alapján megállapítható, hogy a közlevéltárak tekintélyes része, ezen belül az általános levéltárak többsége foglalkozik bérirattárolással. Néhány intézményben az évek során szerzett negatív tapasztalatok hatására felhagytak ezzel a tevékenységgel, egy levéltár (Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltára) viszont raktárkapacitásának bővülésével most tervezi kiterjeszteni azt. A jelenlegi helyzet ismeretében annyi már megállapítható, hogy szakmai és más szempontokból is nagyon veszélyes lehet, ha egy intézmény tevékenységében túlzott arányokat ölt a bérirattárolás. A Nógrád megyei példa erre az eshetőségre élesen rávilágít. Úgy vélem indokolt hangsúlyozni a levéltárak és fenntartóik közös felelősségét abban, hogy a közfeladat ellátására szervezett közlevéltárak ne váljanak lényegében vállalkozói típusú, magukat egyre nagyobb mértékben saját bevételből eltartó intézményekké, mert ez előbb-utóbb a szakmai alapfeladatok ellátásának háttérbe szorulásához vezet. 59
