Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. szám - KILÁTÓ - Gecsényi Patricia: Első lépések a levéltárak közötti együttműködés megteremtésére az Európai Unióban / 34–46. o.

3.3. A levéltári anyag hozzáférhetősége Az állami levéltárak kötelessége, hogy a kutatók igényeit a lehető legteljesebb mértékben kielégítsék. Anyagi lehetőségeikhez mérten és az iratanyag védelmét figyelembe véve, a kutató részére a helyszínen minden lehetséges feltételt biztosítani kell (jól felszerelt kutatótermek, ideális nyitvatartási idők, fénymásolási lehetőségek stb.). Ezek a feltételei annak, hogy a kutatók minél nagyobb számban igénybe vehessék a levéltárakat, hiszen a dokumentumoknak az 1991. évi határozat szerint nemcsak tudósok, hanem egyszerű polgárok számára is elérhetőeknek kell lenniük. A kutatási szabályzatot úgy kell kidolgozni, hogy a hozzáférhetőség ne legyen túl komplikált, ne tegyen különbséget a különböző állampolgárok között, és a kutatás ne legyen túl költséges sem. 3.4. A levéltári anyag hozzáférhetőségét szabályozó jogi normák a tagországokban Minden tagállamban biztosítják a levéltári iratanyag hozzáférhetőségét az irat keletkezésétől számított harminc év eltelte után. Ez az időtartam inkább felső, mint alsó határt jelent. Vannak azonban olyan vélemények, amelyek az információhoz való jogra hivatkozva e határidő csökkentését követelik. A tagállamokban ezen kívül számos jogi előírás van hatályban, amelyek a harminc éves időtartamra vonatkozó kivételekre utalnak. A kivételeket először az Unió szintjén kellene szabályozni, annak érdekében, hogy a kutatók számára a kutatás áttekinthetőbb legyen. 3.5. Elektronikus adathordozók kezelése és őrzése Az elektronikus adattovábbítás egyre gyakoribb a közigazgatásban, ami valóságos adatáradathoz vezet. A közigazgatási szerveknél keletkező elektronikus adatok különböző veszélyeknek vannak kitéve. Ilyen veszélyt jelent például az identitásvesztés a technológiai feldolgozás folyamán vagy a személyi vonatkozású adatok megsemmisítése. A levéltárakban az elöregedett hardware vagy software használata befolyásolhatja az elektronikus adatok hozzáférhetőségét. A feldolgozás folyamatossága érdekében ezért arra van szükség, hogy az állami levéltárak kezdettől fogva részt vegyenek az elektronikus levéltárak felépítésében, mint ahogy ezt már néhány tagállamban tervezik is. Ez az együttműködés leginkább gyümölcsöző területe lehetne. A cél az elektronikus levéltári anyagnak általános modell alapján történő őrzése és kezelése. 3.6. Információcsere Az új információtechnológiák ma már a hagyományosnál elvileg gyorsabb, hatékonyabb és központosítottabb adathozzáférést tesznek lehetővé. Noha ennek általánossá válása nagyon hasznos lenne, az állami levéltáraknak még sok mulasztást kell pótolniuk. A hiányosságoknak különböző okai vannak. A levéltári információcsere érdekében megalkotandó európai háló létrehozásáig az egyes államokon belül kell megvalósítani a 38