Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 4. szám - HÍREK - Varga Júlia: Egyetemi és főiskolai levéltárak szakmai fóruma Zsennyén / 60–63. o.

keztében létrejövő szervezeti változások felvetik a fondokat sorberendező eddig használt számkeret finomításának lehetőségét. Problémát szokott okozni néha a tanulmányi nyilvántartások elhelyezése: egyértelmű receptet nem lehet adni, az eredetileg is együtt kezelt vagy kis mennyiségű nyilvántartás esetén külön fondot célszerű kialakítani, más típusú anyag esetén (pl. törzskönyvek, szigorlati jegyzőkönyvek stb.) a karok fondjainál külön állagként kell besorolni őket. Utoljára pedig érdekes gyűjtőköri kérdés az egyetem neves professzorai hagyatékának a gyűjtése, amennyiben az illető több helyen is működött, ilyenkor a leghelyesebb a dokumentumegyüttest együtt tartva abban a levéltárban elhelyezni, amelyiknek az utódok adták. Meghívott vendégként, Molnár József, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Levéltári Osztályának vezetője tájékoztatott a magyar levéltárügy időszerű problémáiról. A fórum utolsó napján Zsidi Vilmos, a BKE levéltárosa előadásában a proveniencia, illetve a pertinencia elve érvényesítésének lehetőségével foglalkozott. Arra keresett választ, hogy a levéltári struktúra kialakításakor milyen mértékben vehető figyelembe az adott intézményi felépítés. Az egyetemek, iskolák maradandó értékű iratai között ugyanis léteznek olyan speciális forráscsoportok (pl. a hallgatói személyi és tanulmányi nyilvántartások különböző típusai, amelyeket eleve gyűjteményes formában érdemes rendezni. A továbbiakban a konkrét problémák felsorolása következett. így a tételszámos iratok tételeinek kialakítása és azok helyes alkalmazása, illetve mindezek utólagos, levéltárba adás utáni ellenőrzésének lehetősége. Bizonyos nagy mennyiségben keletkezett akták, mint pl. pályázatok, nemzetközi kapcsolatok iratai esetében szükséges szétválasztani az „elvi", vagyis nem selejtezhető ügyek iratait a „gyakorlati", vagyis selejtezhető ügyek irataitól. Külön problémakört jelent a hatalmas mennyiségben termelődő, de általában a történeti értékhatás alá besorolt hallgatói személyi iratgyűjtők rendszerezése és raktározása, amikor a külföldi példák és a megnyilvánuló hazai kutatói érdeklődés egyaránt e források megőrzésére intenek. Ugyancsak fontos lenne a gaz

dasági, vagy a tanszéki iratok körében az értékhatárvizsgálat, hiszen pl. a tanszékeket érintő szervezeti személyi és oktatási ügyekről magasabb szinteken döntenek, így a tanszéki iratokban nem mindig van ennek nyoma, egyéb kutatásban használható anyagok pedig (kéziratok, jegyzetek) sokszor a személyi hagyatékokból kerülnek elő. A Levéltári Szövetségen belül a gyakorlatban konszenzus van e két kérdéskör: az egyetemi levéltári struktúra kialakítását, illetve a felsőoktatási intézményekben keletkezett irattípusok történeti értékének megállapítását illetően, de érdemes lenne erről egységes elveket megfogalmazni és akár írásba is foglalni. Utolsóként szó esett arról, hogy az egyetemi levéltárakat is elérte az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos összes, a levéltárosok körében jól ismert probléma. Befejezésként Szögi László a Levéltári Szövetség nemzetközi kapcsolatairól számolt be. A szövetség megalakulása óta folyamatosak és egyre bővülnek, erősödnek a külföldi egyetemi levéltárakkal való kapcsolatok. Ez elsősorban a német és osztrák levéltárakkal való kapcsolattartást jelenti. A Szövetség munkatársai többször kutattak a bécsi, berlini és lipcsei egyetem levéltáraiban; kapcsolat épült ki Drezda és Lipcse, valamint Prága, Krakkó és Wroclav egyetemi levéltáraival. A drezdai egyetemi levéltárral hivatalos szerződés megkötésére került sor a levéltárközi együttműködést illetően. Hazai rendezvényeinken több külföldi levéltáros kolléga vett részt és többek között fogadtuk a Bécsi Egyetemi Levéltár valamennyi dolgozóját. Külföldi rendezvényeken a Szövetség munkatársai is részt vettek (Drezda, Prága). Varga Júlia 63