Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.
felsorolásban elsőként szereplő tükröződés kiszűrése a legegyszerűbb; ha egy szerven belül két előadónál, vagy szervezeti egységnél azonos ügyiratot találunk az egyik marad, a másik selejt. De melyik a maradó és melyik a selejt, ez a következő kérdés. A levéltárosi gyakorlatban az a legelterjedtebb nézet, hogy az iratot ott kell megőrizni, ahol keletkezett, csakhogy a legújabbkori ügyvitelben a döntés-előkészítés egyre összetettebb feladat, egyre több a résztvevője. Olyan résztvevője, aki csak - nevéhez méltóan - egy résszel foglalkozik, s ezeknek a részeknek az egymástól távoli megőrzése a kutató számára minőségileg kevesebb lesz, mintha együtt látja az egész előkészítő folyamatot. Ennek megfelelően azt mondanám, hogy az iratanyagot őrizzük a döntéshozónál, csakhogy! A tanácsok és jogszolgáltatási szervek esetében is sürün előfordul, hogy a döntéshozó visszaküldi az előkészítő iratokat a keletkezési helyére, ez esetben mondhatjuk azt, hogy a legkevésbé értékes ügyirat a döntéshozóé. Zárójelben jegyzem meg, hogy a jelenkori irattárakban igen sok olyan kigyűjtéssel találkoztam, ahol a hangsúly a döntéshozatalra terelődött át, s ez nem selejtezhető tételként vár levéltári átadásra, míg az ügyviteli folyamat többi iratanyaga a selejtezhető kupacba kerül. Történtek kigyűjtések a vb. és tanácshatározatokból, döntőbizottsági határozatokból, ítéletekből és a legutóbbi élményem egy kerületi tanácsi anyag, ahol 3 méter kigyűjtött, rendezett, darabszinten jegyzékeit, dobozolt építési engedély nyomtatványt kínáltak különleges kincsként átadásra. Úgy hiszem ezeknek a döntést hordozó iratoknak a forrásértékelését illetően nincs a szakmában vita; a teljes ügyviteli folyamat aktáját szeretnénk levéltárba látni, nem a határozatot. Ebből-következik, hogy általában a döntéshozónál lévő iratot tekintjük nem selejtnek, amennyiben tartalmazza a döntés-előkészítés iratait is; ellenkező esetben kénytelek vagyunk megkeresni a legteljesebb ügyiratot. A maradó akta megkereséséhez szükséges az ügyvitel ismerete és szükségünk van próbaselejtezésre. A tükröződő iratok kiszűrésére számtalan eljárást említhetnék, de ez esetben csak két megoldásról ejtenék szót; egy egyszerű jól bevált, és egy bonyolultabb, de nagyon eredményes gyakorlatról. Az egyszerűbb megoldás: Budapest Főváros Levéltára átvette a közjegyzői iratokat, ezek rendezése során megállapítottuk, hogy a beszállított iratanyag teljes- már amennyire az lehet egy irattári anyag, - látszólag tartalmazza a hagyatéki eljárások teljes anyagát. Mindezek mellett a tanácsi iratok között nagy mennyiségben van - forrásértékét tekintve értéktelen - hagyatéki iratanyag. A tanácsi iratokból mintákat emeltünk ki és összehasonlítottuk a közjegyzői iratokkal, az értékelés eredménye: a tanácsi iratanyagban lévő hagyatéki iratok minősítése = selejt. Ugyanezzel a hagyatéki anyaggal más megyei kollégák elvégezték az illetékhivatali összehasonlítást, és az eredmény ugyanaz lett. A végső következtetés, hogy a tanácsi hagyatéki iratok megőrzésére csak akkor van szükség, ha elpusztult az illetéki, illetve a közjegyzői anyag. A tükröződés kiselejtezésének bonyolultabb módszeréről: A tanácsi jegyzőkönyvek mikrofilmezésre történő előkészítésénél szembesültünk azzal a ténnyel, hogy a bekötött, arannyal feliratozott első példányaink hiányosak; hiányzik, vagy hiányos a döntéselőkészítés anyaga, az előterjesztések és ezek kapcsolódó iratai. A magától értetődő tükröződés a számnélküli előterjesztési iratanyag, a VB iratok, tanácsi iratok, vagy jegyzőkönyvi másodpéldányok cím alatti iratok. Első lépésként megvizsgáltuk a jegyzökönyvek szerkesztési utasítását. Megállapítottuk, hogy a jegyzőkönyvek felépítése: a meghívó a napirendi javaslatokkal; az előterjesztések, beszámolók; a szószerinti jegyzőkönyv; a jelenlévők nevét és a határozatokat rögzítő kivonatos jegyzőkönyv. Az elfogadott napirendi pontok alapján állapítottuk meg a hiányokat és ezt pótoltuk, 21
