Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.

A Központi Statisztikai Hivatal mellett feltétlen figyelembe kell vennünk a korábban népesség-nyilvántartásnak becézett választási hivatali adatbázist, amely fölöslegesség teszi az állampolgárok személyi adataival kapcsolatos bármely irat megőrzését, úgy állampolgári mint történeti szempontból. A szakmának azonban van ezzel kapcsolatban még elvégzendő feladata, mert az irattárakban szinte számtalan azoknak a szám nélküli katalógusoknak, nyilvántartásoknak a száma, amely az állampolgárok név és lakcímének különböző variációja. Ezek selejtezése, vagy levéltári átvétele még döntésre vár, s egyszeri, egyedi iratértékelést jelent. Az iratértékelési módszer véleményünk szerint hasonló lehetne, mint a statisztikáknál. Az értékhatár vizsgálatok kapcsán kell megemlékeznünk a történészek számára óriási értéket képviselő magánintézmények és szervezetek iratairól. Egyházak, különféle társaságok, üzemek, családok és egyes személyek iratai bírnak a település története szempontjából lényeges levéltári iratanyaggal. Az érvényes levéltári törvényünk a közirat és magánirat fogalmának és kezelési gyakorlatának éles megkülönböztetésével kivont a levéltárak látóköréből sok olyan szervezetet, amely a társadalom egészének története szempontjából igen lényeges, hiányuk fehér foltot jelent a jövő történészeinek. A levéltári törvény lehetőséget ad a maradandó értékű magániratok védelmére és a levéltári begyűjtésre is, éljünk a lehetőséggel, mert élnünk kell! Elsődleges szempont azonban a magániratok esetében is, hogy el kell végeznünk az iratértékelést ahhoz, hogy meg tudjuk határozni a begyűjtendő iratok körét. Nyugati kollégáink arról panaszkodnak, hogy nem férnek hozzá a magániratokhoz a magánérdek túlzott hangsúlyozása és félreértelmezése miatt. Kedves Kollégáim, minket ez a veszély nem fenyeget 1-2 évig. Az elmúlt 40 év kormányzati gyakorlatának és a rendszerváltozás sajátosságainak köszönhetően továbbélő automatizmusként küldik a levéltárba a selejtezési jegyzőkönyveket és az iratkezelési szabályzatokat. Használjuk ki ezt az előnyt és tervszerűen, gyorsan, jól szervezett munkamegosztásban mérjük fel a magánszféra irattermelését. Első lépés, hogy a társadalom életének azokat a területeit, amelyeket a köziratok köre nem fed le, feltérképezzük és ezeken a területeken megkezdjük a szervtípusok értékhatár vizsgálatát, majd a figyelemre méltónak minősített szervek irattári anyagának értékelését. A levéltári iratértékelés nem önmagáért való dolog, a jövőnek készül és a felhasználó történész-kutatók igényeihez kell igazítani. A kutatói igények nem veszik figyelembe a közirat és magánirat törvényi elkülönítését és ezt levéltárosként mi sem tehetjük. Úgy gondolom, ha a holland kollégák nyomdokain járva sikerül kialakítanunk a területi levéltárak új gyűjteményi profilját, akkor lesz lehetőségünk a nem közszféra iratainak értékelésére. A gyűjteményi profil változásainak felmérésére, az új gyűjtőkör meghatározására hivatott szakmai szervezet tudomásom szerint működik: a Levéltári Kollégium gyűjtőterületi munkabizottsága. Kérem a bizottságban dolgozó kollégákat ne feledkezzenek meg a történeti forrásértékű magániratokról. A szervek értékhatár alá sorolásának terén - véleményem szerint - a legsürgősebb feladat az államigazgatás területi szerveinek vizsgálata, értékhatár alá sorolása, illetve levéltárba kerülő irataik jegyzékének összeállítása. A mintaszabályzatokat véleményező munkabizottság erőfeszítései ellenére az egyenes utasításoknál nem tudtuk maradéktalanul megvalósítani az elképzeléseinket, főként a területi szempontok érvényesítése nem sikerült maradéktalanul, és ez problémákat fog okozni az elkövetkező években. Alapvető gondot jelent az is számunkra, hogy ezeket a szerveket átszervezték, újakat hoztak létre, vagy jelentősen módosult a hatáskörük, esetleg a székhelyük. Mindez azt is eredményezi, hogy korábbi iratanyaguk megjelenik a levéltárakban, mint beszállítandó anyag. A központi 19