Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.

Az irattárakban folyó selejtezésekhez az iratértékelést irattári tervek segítségével oldjuk meg, s ezeknek a terveknek az előterében az ügyviteli érték áll. Az irattári selejtezés legnagyobb problémája, amit soha nem szabad elfelejtenünk, hogy az iratértékelés jól kidolgozott elméletét a gyakorlatban a tőlünk független, másfajta képzettségű és más szempontú irattáros hajtja végre Jelen előadásomban az irattári selejtezések részleteivel nem kívánok foglalkozni, csupán az új mintaszabályzatok és irattári tervek készítésével kapcsolatos erőfeszítéseinkről szólok, a Levéltári Kollégium munkabizottságának tapasztalatai alapján. Az eredményeink erőfeszítéseink ellenére nem egyértelműek. Összefoglalva elmondhatjuk, hogy a történeti értékek védelmét sikerült megvalósítanunk, az irattárakban felhalmozódó értéktelen iratok racionális selejtezését már kevésbé és az iratkezelések gyakorlatának is maradtak fehér foltjai. Feltétlen pozitívumként értékelhetjük, hogy munkánk során sikerült kialakítanunk néhány alapvető kérdésben olyan szakmai állásfoglalást, amely talán pótolja a hiányzó LÜSZ-t, s mint a Levéltári Kollégium állásfoglalása, segítheti a gyűjtőterületi kollégák munkáját. Radics Kálmán főszerkesztő úrral szóban már megállapodtunk abban, hogy ezeknek az elveknek az összefoglalását valamely formában nyilvánosságra hozzuk, most csak két kérdésről szólok. Meg kellett állapítanunk, hogy az iratok irattári őrzésére meghatározott 15 év nagyon rövid időszak. Ez a 15 év minden gondot levesz az iratképzők válláról és átrakja a levéltárakéra, s a levéltárak így letéteményesei lesznek az állampolgári jogbiztosításhoz és általában a jogbiztosításhoz szükséges forrásanyagnak. Mindannyian tisztában vagyunk azzal, hogy az átvétel általános időpontját nem változtathatjuk meg, de talán a levéltári szemléletváltással segíthetünk a jelenleg kialakult rendszeren. A megoldás, amit már a munkabizottság működése során is következetesen alkalmaztunk, a határidőnélküli irattári őrzés gyakorlatának felelevenítése. Abból indultunk ki, hogy ha egy szervezetnek szüksége van bizonyos iratfajtákra, vagy a dolgozóinak jogbiztosításra, vagy az állampolgárnak jogbiztosításra, akkor őrizze a szükséges forrásokat az a szervezet, amelynek a jogbiztosítás a feladata. Engedjenek meg egy nagyon egyszerű példát. A levéltárakkal folytatott levelezés - a selejtezés, szervlátogatás, átadás-átvételi jegyzőkönyv, átadó jegyzékek - az iratképző szerveknél nem selejtezhető minősítésű és 15 év után levéltárba kerül. Kérdés az, hogy miért, van belőle saját példányunk a külső fonddossziéban, ugyanakkor az iratképzőnél semmi nem marad, s végül véget nem érő levelezésbe bonyolódunk, pl. egy kárpótlási ügy kapcsán, hogy átadták-e a kérdéses iratokat a levéltárnak vagy sem. Minden ilyen probléma megoldódik, ha egyes irattípusokat határidő nélküli irattári őrzésünek minősítünk. Véleményünk szerint azzal, hogy az irattárba helyezett elintézett iratok további sorsának felelősségét tudatosítjuk az iratképzőkben azzal is, hogy jogbiztosító iratok 15 év után is a kezelésükben maradnak, az irattárak sorsát is pozitívan befolyásoljuk. Nem lesz könnyű, és nem rövid távú munka, de úgy gondoljuk hatásos és megéri a fáradságot. A munkabizottság a mintatervekben a szerv működéséhez szükséges iratokat - szabályzatok, tervek - az alapnyilvántartásokat, a tulajdonra és vagyonra vonatkozó iratokat minősítette elsősorban határidő nélkül irattárban őrzendőnek, s belekerültek ebbe a körbe az önkormányzatok több éven át folyamatosan vezetett nyilvántartásai, melyeket a hivatali ügyintézés zavartalansága érdekében akartunk az irattár kezelésében hagyni. Ugyanakkor, amikor a határidő nélküli irattári kezelés gyakorlatát visszahozzuk a napi munkánkba, biztosítanunk kell a levéltárosi szemlélet érvényesülését is az ügyintézői szemlélet mellett. Ezt a célt ugyancsak egy régi levéltári gyakorlattal lehet megvalósítani, nevezetesen a levéltári mintavétel következetes használatával. A mintaszabályzatok véle16