Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.
megalkotja az irattári információ-visszakeresö rendszerét azzal a céllal, hogy az adatokat nyilvántartsa és gyorsan megtalálja, óhatatlanul szabványosít. A standardizálás eszközei az iktatókönyvek, a regiszterek, az indexek és egyéb segédkönyvek, ezek segítségével valósítható meg egy egységes adatstruktúra. A létrehozott szabványok azonban csak az iratképző "területén" érvényesek. Sőt, egy iratképző szerven belül - ha az iratkezelés kellően decentralizált - több "helyi" szabvány is egymás mellett létezhet az irattípusok és a decentralizált szervezeti egységek (például ügyosztályok) működésének megfelelően. Ilyen esetben a központi adminisztráció valószínűleg létrehozza a maga saját információ-visszakeresö rendszerét - ez is szabványosítás -, ami magasabb szinten integrálja az alacsonyabb szinten lévőket. Törvényben meghatározott őrzési idő után az iratokat beszállítják a levéltárba sok más iratképző anyagával együtt. A levéltár pedig sok-sok szabvánnyal szembesül, ami értelemszerűen azt jelenti, hogy itt már nem érvényesülnek a szabványok. A szabványok hiánya súlyos hátrányt jelent az adatkeresésnél. Hogy az adatok megtalálhatók legyenek a végleges őrzési helyükön is, a levéltárnak ki kell építenie a saját információ-visszakeresö rendszerét, ami új adatstruktúrára épül. A legjobb megoldás az, ha ez az új rendszer integrálja az iratképzők rendszereit. Amikor a levéltár ezt csinálja, akkor tulajdonképpen hasonlóképpen cselekszik, mint a korábban említett iratképző központi adminisztrációja: egy új, többszintű visszakeresési rendszert hoz létre a meglévők fölött. A levéltárosok, hogy ezt a feladatot megoldják több eszközzel operálhatnak, melyek közül a leghatékonyabbak a kontextusok és a levéltári iratok leírása. Bár a kontextusok az iratképzőknél kialakított rendszerekben is jelentős szerepet játszanak, igazán fontossá a levéltárakban válnak. Az ok egyszerű: mivel sokféle irat kerül a levéltárba sok iratképzőtől, az össziratanyag struktúrája rendkívül komplikálttá válik. Emiatt a visszakereső rendszert meg kell "erősíteni" a kontextusokkal, amelyek összekötik mind az irategyütteseket, mind a "helyi" visszakereső rendszereket. A levéltári iratok leírása (segédlet) döntő jelentőségű mind az adat-visszakereső rendszer, mind a szabványosítás szempontjából. A segédletek nyújtják a legtöbb információt a levéltári anyagról, de erre csak akkor képesek, ha az adatok megfelelően strukturálva és szabványosítva vannak. A fő kérdés az, hogy milyen szintig lemenőén történjen a szabványosítás, mert minél mélyebbre megyünk, annál nehezebb és kockázatosabb a feladat. Meggyőződésem, hogy állagszint alatt nem érdemes általános leírási szabványt alkalmaznunk. A fentebb kifejtett okok miatt a levéltári anyag struktúrája és a bennük lévő adatok is túl változatosak, emiatt nem érdemes a szabványok Prokrusztész-ágyába 18 kényszeríteni azokat. Hasonlítsuk össze például egy összeírás adatait egy tanácsülési jegyzőkönyv információival, vagy egy építésügyi szerv tervgyűjteményét egy bírósági per anyagával - a példákat végtelenségig lehetne folytatni. A levéltárosok az informatikai korszak előtt is sokfajta segédletet készítettek. Ne gondoljuk azt, hogy mi okosabbak vagyunk mint ők voltak, és hogy nem értették a szabványosítás jelentőségét. Számos korabeli index, lajstrom, regiszter, elenchus stb. bizonyítja, hogy tudatában voltak annak fontosságával. Hogy a segédletek sokszínűek voltak, annak az volt az oka, hogy egyrészt más-más funkciót töltöttek be, másrészt követték a leírt anyagban lévő információ struktúráját és természetét. Van egy másik fontos szempont is, amit nem szabad szem elől tévesztenünk a szabványosításkor: az adatok hatalmas mennyisége. Minél mélyebb szinten akarjuk leírni az adatokat, annál inkább hatványozódik a számuk. Néhány speciális irategyüttestől eltekintve fölösleges irat- vagy ügyiratszinten leírni az adatokat, a jellemző vagy releváns információk listázása (esetleg kombinálásuk) éppen elegendő. 10
