Levéltári Szemle, 47. (1997)

Levéltári Szemle, 47. (1997) 1. szám - HÍREK - Blazovich László: Magyar levéltárosok Hollandiában / 63–70. o.

anyagot ugyanis egy év után leadják a levéltárnak. Mintegy kétezer folyóméter anyagot őriznek a 4 szintes épület földszintjén, ahol hat munkatárs végzi a teendőket. Ede egyébként fiatal város, 100 ezer lakosa van. A városi igazgatásban 170-en dolgoznak, a városi alkalmazottak (iskolák, egyéb intézmények dolgozói) száma 800. A levéltár megtekintése és az ebéd után kezdődött a városi iratkezelést bemutató program. A polgármester-helyettes köszöntő szavai után Tűit úr, a városi jegyző szólt a modern iratkezelésről és a levéltár szerepéről az igazgatásban. A városi hivatal iratkezelését Litjens és Van derBerg urak mutatták be. Az iratok iktatását, szerelését számítógéppel végzik, így mindig pontosan figyelemmel lehet kísérni az irat útját a beérkezéstől a tárgyban hozott döntésen át a kiadásig. A két program (Docman, Dosman) működését számítógépen is bemutatták, és megértéséhez kinyomtatott vázlatot adtak. Az efféle iratkezelés nálunk is ismert, a fő gond talán az, hogy a levéltár távol van tőle, mivel az igazgatás irányítói nem érzik szükségét, hogy a végállomást, a levéltárat is hozzákössék rendszerükhöz. A vendéglátóink őszinteségét és nyíltságát mutatta, hogy elmondták: e programjuk még nem tökéletes. A városi hivatal könyvtárának vezetője, Verscharen úr arról beszélt, miképpen hasznosítható a számítógépre vitt anyag az információátadás gyorsításában. Megtudtuk, hogy nemcsak a hivatalban építettek ki hálózatot, hanem abba a városi intézményeket is bekapcsolták. Ilyen módon az információk az intézmények és a hivatal között kölcsönösen rendelkezésre állnak. A képviselők pedig a könyvtárban juthatnak hozzá az őket érdeklő adatokhoz, döntésekhez. Jónak látnák, ha lakásukat is bekapcsolnák ebbe a hálózatba, ilyen módon otthon dolgozva is informálódhatnának az Őket érdeklő ügyekről. A teaszünet után a népesség-nyilvántartási kártyák CD-ROM-ra vitelét mutatta be J. Jansen-Seghers Gudrun Vellekoop tolmácsolásával. Itt kell még egyszer megjegyezni, hogy a programunk pontos megszervezése mellett a holland kollégák alaposan felkészültek témájukban, és vették a fáradságot arra is, hogy mindezt nekünk németül adják elő. Az adatok CD-ROM-ra vitelében mindnyájunkat a szkenner kapott meg, hiszen vele, miként mi a másológéppel az A4-es papírlapot, úgy másoltak. Az okos, de nagyon drága gép igen megkönnyítette a fáradságos adatbeviteli munkát. Programunkat öt óra után fejeztük be, és Pfannkuchenmahlzeittel zártuk, ami palacsintatésztából készült holland ételt jelent, édes és sós feltéttel lehetett fogyasztani. November 14-én, csütörtökön Groningenen át Winschotenbe utaztunk, ahol az állam központi szerveinek, a minisztériumoknak Központi Selejtezési Intézetével ismerkedtünk meg. Az épületben télikert, kis medencében úszkáló aranyhalak teszik kellemesebbé a környezetet, és a viszonylag egyhangú munkát, a selejtezést. Az intézményt B. Looper igazgató mutatta be, Rödering asszony, az egyik osztály vezetője segítségével. Az intézmény fenntartója a belügyminisztérium, de a többi minisztérium is hozzájárul a fenntartásához. Elsősorban a minisztériumok iratanyagának selejtezését végzik, de fizetségért vállalnak mások részére is munkát. Az intézetet 1980-ban azért itt, távol Hágától állították fel, mert enyhíteni kívántak a helyi munkanélküliségen. Hágából konténerrel szállítják ide az anyagot, a selejtezés után pedig vissza. Tíz osztályra tagolódva dolgozik a 120 ember, 12 minisztérium és 5 egyéb szerv (parlament stb.) anyagát selejtezik. Az anyag egy nagy fogadócsarnokba érkezik, ahol targoncákkal teszik helyükre a konténereket, és ha sorra kerülnek, ugyanígy viszik őket a feldolgozáshoz. A nagy raktár az üzem szíve, e pontból lüktet tovább az élet. 1994-től a PIVOTprogram alapján dolgoznak. Mint elmondták, kezdetben nehezen álltak rá, 68