Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Bikki István: A Belügyminisztérium Központi Irattára / 58–71. o.

Az egy ügyre vonatkozó iratokat szerelték, majd alapszámok sorrendjében irattározták. Ez a rend 1950-ig nem változott. A Belügyminisztériumnak a fentiekben vázolt és igen logikusnak tűnő irattári rendje sajnos csak részben maradt fenn. Az eredeti irattári rendnek megfelelően megőrzött állagokhoz (lásd alább a jegyzékben) valószínűleg az 1930-as években egységes névmutatót készítettek, melynek segítségével (valamint a töredékesen fennmaradt eredeti segédletek segítségével) — az iratanyag ezen részében viszonylag jól lehet tájékozódni. Az iratanyag egy részét azonban az éppen aktuális ügyviteli, hatósági, operatív, sőt adatfeldolgozási szempontok, illetve feladatok szerint kiemelték eredeti környezetükből. Kikülönítették például a fővárosi, a vidéki személyügyi iratokat csakúgy, mint az internálási határozatokat, vak.mint az Elnöki főosztály bizonyos iratait. Ezek egy része ráadásul az azokat később felhasználó és a Központi Irattárba leadó szervek neve alatt lelhető fel. 1953-ban a BM közigazgatás irányításával kapcsolatos hagyományos feladatai általában megszűntek, ugyanakkor az 1949-ben szervezetileg önállósított állambiztonsági apparátusnak a BM szervezetébe való visszatagolódásával 1953ban teljessé vált az a folyamat, melynek során a Belügyminisztérium tulajdonképpen rendőrminisztériummá vált. A minisztérium jellegének ilyetén változása nem csupán a civil szférától és az állami szféra más szektoraitól való elzárkózást fokozta, de nőtt a minisztériumon belüli belső izoláció is, ami az iratkezelésre is kihatott. Az egyes szervezeti egységek — a titokvédelemre hivatkozva — egyre inkább elzárkóztak egymástól, s egyre kevesebb volt azoknak a száma, akik a minisztérium egész struktúrájáról áttekintéssel rendelkeztek. Az 1950 utáni időszakból az iktatási számkeret felosztására és az irattározás rendszerére vonatkozó átfogó kutatások nem állnak rendelkezésünkre. Valószínű, hogy fokozatosan megszűnt a számkeret felosztása, s az egyes főosztályok (később főcsoportfőnükségek) egymástól függetlenül, párhuzamosan 1-töl növekvő számsort használtak irataik jelzésére. Hogy az ebből eredő zavart kiküszöböljék, 1953-ban bevezették az úgynevezett elöszámok alkalmazását, azaz minden önálló iktatásra jogosult szervezeti egység kapott egy számot, amit az iktatóbélyegzőn is és a kimenő irat iktatószámában is feltüntettek. Valószínűleg ugyancsak az 1950-es években tért át a minisztérium az alapszámos iktatási rendszerről az alszámos iktatási rendszerre is. Amennyiben ismernénk, hogy az egyes előszámokat mettől meddig mely szervezeti egység használta, tudnánk, hogy milyen irattesteket („állagokat") kell keresnünk, illetve tudnánk, hogy a jelenleg a központi irattárban őrzött irategységek hogyan illeszkednek a rendszer egészébe, s hol milyen hiányok vannak. Sajnos ilyen listákat nem találtunk. Megjegyzendő, hogy 1977-ben az Országos Levéltár illetékes munkatársa is csak azt tudta feljegyezni, hogy „igen sok helyen iktatnak", de hogy hol és hány helyen, azt a Titkárság Ügykezelési alosztályának vezetője nem tudta, vagy talán inkább nem akarta megmondani. Ez utóbbi feltételezést valószínűsíti, hogy az elöszámok folyamatos központi regisztrálása nélkül egyszerűen zavarok keletkeztek volna. Remélhető tehát, hogy a Titkárság vagy az Ügykezelési osztály iratanyagából előbb-utóbb mégiscsak előkerülnek ezek a listák. Az nagyon valószínű, hogy a fent említett titkolózásból és belső izolációból eredően a Titkárság sohasem volt abban a helyzetben, hogy az 1950-es évek óta az iratkezelési szabályzatokban újra és újra rögzített jogosítványával éljen, azaz hogy az ügykezelés központi szervezését, irányítását és ellenőrzését végezze. Ez már csak azért sem volt lehetséges, mert az 1970-es, 1980-as években a minisztérium iratkezelési szabályzatának hatálya valójában nem terjedt ki a 60