Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Csárádi József: A Magyar Honvédség Központi Irattára / 34–42. o.

Jelenlegi rendeltetése és hatásköre: a Magyar Honvédség iratképző szerveitől átvett történeti és ügyviteli értékű iratok tárolása, kezelése, mikrofilmezése, selejtezése és megsemmisítése, a katonai szolgálattal összefüggő igazolások kiadása, valamint a történeti értékű iratok átadása a Hadtörténelmi Levéltárnak.

4 Az irattár rendeltetéséből eredő feladatok 1. Iratbegyűjtés, az irattári anyag gyarapodása Az irattár tevékenységének fontos részét képezi az anyaggyarapítás, iratbegyűjtés. Gyűjtési területünk a Honvédelmi Minisztérium, az irányítása alá tartozó intézetek, intézmények, a Magyar Honvédség csapatai, intézetei és intézményei. A katonai iratképző szervek központi előírás szerint rendezik irataikat.

5 Külön-külön a történeti, az ügyviteli értékűeket, s ezektől elkülönítve a helyben megsemmisíthetőeket. A megőrzésre szánt iratokat minden évben — az előírás szerint elkészített leadási jegyzékkel és a belső leltárakkal együtt — további őrzésre átvesszük.

6 Az átvett történeti értékű iratokat a rajtuk található szövegek és adatok megmaradásának érdekében biztonsági okokból lefilmezzük, s tizenöt év eltelte után egy összesített jegyzőkönyv mellékleteként az eredeti iratokat és a róluk készített pozitív mikrofilmlapokat átadjuk a Hadtörténelmi Levéltárnak. Így lehetőséget adunk arra, hogy az irat közbülső pihenőt tartva tizenöt évig nálunk „pihenjen", kivárva, hogy valóban kiállja-e a történeti érték kritériumát.

7 Természetesen átadásra kerülnek az iratcsomagokhoz tartozó belsőleltárak és a mikrofilmlapokhoz tartozó katalógus lapok is. Átadás előtt az iratanyagokat szabvány szerint készített levéltári kartondobozokba helyezzük. Az ügyviteli értékű dokumentumokat pedig a leadó katonai szervezet által meghatározott ideig őrizzük, majd selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvet veszünk fel róluk, s ezt követően a kijelölt helyen bezúzzuk. Az elmúlt hat évben, 1989-től 1994-ig 8240 történeti és 9332 ügyviteli értékű iratokat tartalmazó — összesen 17 572 — csomagot vettünk át.

8 Meg kívánom jegyezni, hogy az általunk átvett zárt iratcsomagokban elhelyezett iratok között vélhetően sok értéktelen, nem történeti értékű irat is található. A gond abból adódik, hogy nem minden iratképző szervnél vállalják az iratselejtezés felelősségét, ezért egyrészt sok felesleges irat kerül az irattárba, másrészt sok helyet foglal és csak idővel — esetleg évek múltán — semmisül meg az értéktelen irat. Az iratképző szervektől átvett csomagokat polcokon (papírba csomagolva) tároljuk.

9 A visszakeresés lehetőségét úgy biztosítjuk, hogy minden iratképző katonai szerv megalakulása után, az első iratbeszállítás alkalmával alapképzőszámot kap. Ez a szám elkíséri az esetleges átszervezésig (megszűnésig). Az alapképzőszám csak egy alkalommal használható, tehát a katonai szervezet megszűnése után egy másik iratképző már nem kaphatja meg. 35