Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám - KILÁTÓ - ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány / 53–74. o.

Sorozat. (Series.) Valamely irattári rendszernek megfelelően rendezett va

gy egy egységként kezelt dokumentumok, mivel ugyanabból az irattározási vagy feldolgozási folyamatból, illetve ugyanabból a tevékenységből származnak; különleges formával rendelkeznek; vagy mert a keletkezésükből, átvételükből vagy használatukból valamilyen egyéb kapcsolódásuk adódik. A sorozat iratsorozatként is ismert. *Ugyirat. (Filé.) Dokumentumoknak akár a fondképző által ügyviteli célból csoportosított, akár levéltári rendezéssel kialakított szervezett egysége, mivel azok ugyanarra a tárgyra, tevékenységre vagy ügyre vonatkoznak. A tételen belül az alapegység általában az ügyirat. 1. A TÖBBSZINTŰ LEÍRÁS 1.1 BEVEZETÉS Ha a fondót mint egészt írták le, akkor az ismertetésének — a jelen dokumentum alábbi 3. pontjában vázolt leírási elemeket használva — egyetlen leírásban kell megjelennie. Amennyiben a fond egyes részeinek a leírása szükséges, akkor azok — szintén a 3. pont megfelelő elemeinek felhasználásával — külön-külön írhatók le. Az így nyert és egy hierarchikus rendszerbe összekapcsolt valamennyi leírás végeredménye (amint azt a Függelék modellje bemutatja) ismerteti a fondót és mindazokat a részeit, amelyeknek a leírása elkészült. A jelen szabályok szempontjából ezt a leírási módszert többszintű leírásnak nevezzük. A leírások hierarchiájának kialakítására négy alapvető szabály vonatkozik. Ezeket a 2.1—2.4 pont sorolja fel. 2. A TÖBBSZINTŰ LElRAS SZABÁLYAI 2.1 LEÍRÁS AZ ÁLTALÁNOSTÓL A SAJÁTOSIG Cél: Bemutatni a fondnak és részeinek összefüggését és hierarchikus szerkezetét. Szabály: Fondszinten a fondról mint egészről kell információkat adni. A következő és további szinteken a leírt részekről kell információkat adni. A létrehozott leírásokat az átfogóbbtól (fond) a sajátosabb felé haladva kell egy hierarchikus résztől - az - egészig kapcsolatrendszerben bemutatni. 2.2 A LEÍRÁS SZINTJÉNEK MEGFELELŐ INFORMÁCIÓK Cél: Pontosan bemutatni a leírási egység összefüggését és tartalmát. Szabály: Csak olyan információkat kell megadni, amelyek a leírt szintnek megfelelnek. Egy ügyirat tartalmára vonatkozó részletes információkat például ne szolgáltassunk, ha a leírási egység egy fond; ne közöljük egy teljes minisztérium igazgatástörténetét, ha a leírási egység létrehozója annak csak egy osztálya vagy részlege. * A magyar levéltári gyakorlatban bizonyos esetekben a tételnek is megfelelhet. 60