Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám - KILÁTÓ - ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány / 53–74. o.

BEVEZETÉS B 1. A levéltári leírás jelen általános szabályai annak az eljárásnak a részét képezik, amely a. biztosítja a következetes, megfelelő és önmagát magyarázó leírások létrehozását; b. megkönnyíti a levéltári iratanyagról információ megkeresését és cseréjét; c. módot nyújt a hiteles adatokhoz való hozzáférésre; és d. lehetővé teszi a különböző levéltárakból származó leírásoknak egy egységes információs rendszerbe történő integrálását. B 2. Ezek olyan értelemben általános szabályok, hogy a levéltári leírások széles körére alkalmazhatók a leírási egységek jellegétől és terjedelmétől függetlenül. A szabályok mind a 26 információs elem megszerkesztéséhez útmutatást adnak, amelyek kombinációjával egy levéltári egység leírása kialakítható. B 3. Mindegyik szabály áll: a. a leírási elem szabállyal vezérelt nevéből; b. az elem leírásba való felvételét indokoló cél megállapításából; c. az elem esetében alkalmazható általános szabály (ok) megállapításából; és d. ahol lehetséges, a szabály(ok) alkalmazását bemutató példákból. B 4. A szabályok felépítése tükrözi annak a leírásnak a javasolt szerkezetét, amely a szabályok vezérelte elemeket magába foglalja. Ezen a szerkezeten belül az elemek hat információs területre vannak csoportosítva: 1. Az azonosító adatok területe (adatcsoportja) (ahol a leírási egység azonosítása szempontjából lényeges információk vannak) 2. A meghatározó adatok területe (adatcsoportja) (ahol a leírási egység keletkezéséről és őrzéséről szóló információk vannak) 3. A tartalom adatterülete adatcsoportja) (ahol a leírási egység tárgyáról és rendszeréről szóló információk vannak) 4. A kutathatóság és a használat feltételeinek adatterülete (adatcsoportja) (ahol a leírási egységhez való hozzáférésről szóló információk vannak) 5. A kapcsolódó (kiegészítő) források adatterülete (adatcsoportja) (ahol a leírási egységgel fontos kapcsolatban álló iratanyagról szóló információk vannak) 6. A megjegyzések adatterülete (adatcsoportja) (ahol olyan különleges és egyéb információk megadása történhetik, amelyek a többi adatterület egyikében sem helyezhetők el). B 5. Mind a 26 elem felhasználható, amelyet ezek az általános szabályok felölelnek, de egy adott leírásban csak egy részüket szükséges feltétlenül alkalmazni. A leírási információk nemzetközi cseréjében nagyon kevés elem számít elengedhetetlennek. Ezek: a. a hivatkozási kód; b. a cím; c. a leírási egység keletkezésének vagy felhalmozásának (kialakulásának) időpont j a (i); d. a leírási egység terjedelme; és e. a leírás szintje. Ha a létrehozó neve nem része a címnek, akkor az a leírási elem, amelyik azt tartalmazza, a nemzetközi adatcsere szempontjából szintén lényeges. 57