Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 1. szám - KILÁTÓ - Thibodeau, Sharon Gibbs: Terminológiai csapdák és nyelvi korlátok / 70–81. o.

A LEÍRÁS MEGHATÁROZÁSA A levéltári leírást, mint a szabványosítási törekvések központi fogalmát, világosan meg kell érteni. „A levéltári leírásra vonatkozó alapelvek"-et kísérő szójegyzék a levéltári leírást igei és főnévi értelemben is meghatározza; a levéltári leírás eszerint egyrészt folyamat, másrészt e folyamat eredménye. Az alapelvek hangsúlyozzák, hogy a leírás — legfőképpen — a levéltári iratokat (avagy az „eredeti iratanyagot") ismerteti. Elismerve ugyan, hogy ismertetések az iratok életciklusának különböző fázisaiban létrehozhatók, az alapelvek mindazonáltal mégis csupán egyetlenegyre összpontosítanak: a végleges ismertetésre, amit a levéltáros készít el, „miután a levéltári anyag állandó megőrzésre ki lett választva és rendezve lett".

8 A leírásnak az alapelvek tervezetében megfogalmazott definíciójával a legtöbb USA-beli bíráló foglalkozott.

9 Észrevételeik két fontos szempontot tartalmaznak. Az első az, hogy a levéltári anyag végleges ismertetését nem szabad pusztán a rendezést követő leírási folyamatra korlátozni; ilyen ismertetéseket már az iratok korai életciklusában ki lehet (és ténylegesen ki is kell) dolgozni, a levéltárosok pedig ezeket átvehetik az iratok levéltári őrizetbe vételekor. A második szempont az, hogy a levéltári leírás legalább annyira a proveniencia ismertetése, mint amennyire magáé az iratanyagé. A „proveniencia ismertetésével" az egyesült államokbeli hozzászólók a levéltári anyag létrehozásának, összegyűjtésének és használatának körülményeit tartalmazó információk egybeszerkesztését és bemutatását célozták ímeg; más szavakikal azokat az információkat, amelyek segíthetik a felhasználókat az iratanyag jelentőségének megértésében. Kormányzati összefüggésben a proveniencia ismertetése a kormányzati szervek feladataira és tevékenységére, valamint irattározási követelményeire és módszereire vonatkozó információkat tartalmazza. Az USA levéltárosai persze nincsenek egyedül a levéltári anyag provenienciájára vonatkozó információk gyűjtése és közreadása fontosságának a felismerésében.

10 Ehhez természetesen mindenki eljut, aki ragaszkodik az alapvető levéltári elvekhez. A felismerés sajátos amerikai aspektusa azonban az, hogy a proveniencia ismertetése nem része csupán magának a levéltári anyag ismertetésének, hanem azzal inkább egyenrangú (partneri) viszonyban áll. A két megközelítés közötti különbséget az A Függelék példái illusztrálják. Első pillantásra úgy tűnhet, hogy a két példa közötti eltérés (mindössze a megjelenítés módjára korlátozódik; a különbség azonban túlmegy a formátumon. Fontos kihatásai vannak a szabványokra, amelyeik irányítják a leírás folyamatát, továbbá e folyamatból származó produktumokra. A levéltári leírás olyan felfogásán alapuló szabványok, amelyek a proveniencia ismertetését az iratok ismertetéséneik részeként foglalják magukba, nagy valószínűséggel a provenienciát meghatározó szabályokra korlátozódnak.

11 Az ilyen szabványok nyomán keletkező leírások viszont bizonyosan le fogják rövidíteni, illetve el fogják homályosítani az iratösszefüggésekre vonatkozó információkat, e ezáltal azok hasznavehetőségét is szűkíteni fogják. Ráadásul az ilyen szabványok alkalmazásával nő a szöveges információk ismétlődésének a valószínűsége, anélkül, hogy az ismételt előfordulások közötti következetesség biztosítva lenne. A levéltári leírás olyan felfogásán alapuló szabványok viszont, amelyek a provenienciát az iratoknak szűkebb értelemben vett ismertetésével egyenrangú elemnek tekintik, a provenienciát meghatározó olyan szabályokat tartalmazhatnak, amelyek elégségesek a szövegkörnyezetes információk következetes gyűjtésének, valamint magukra az iratokra vonatkozó információkkal történő sikeres 75