Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 4. szám - Körmendy Lajos: A levéltári irat értéke és az iratértékelés / 34–44. o.

KÖRMENDY LAJOS A levéltári irat értéke és az iratértékelés* Az utóbbi másfél évtizedben megszaporodott az iratértékeléssel, selejtezéssel foglalkozó cikkek, tanulmányok száma.

1 Különösebb jövőbe látó tehetség nélkül megjósolható, hogy ez az aktivitás az elkövetkezendő években nem fog csökkenni, mert a kiváltó okok továbbra is fennállnak, sőt, a helyzet csak rosszabb lesz. A civilizált társadalmak irattermelése már régen áradattá fokozódott, ami elöntötte a levéltárakat.

2 Ezt a mennyiségi szorítást csak még intenzívebb selejtezéssel lehetne enyhíteni, ez azonban még több irat megsemmisítését jelenti, ami óhatatlanul növeli a levéltáros kezdetektől meglévő pszichikai szorongását: megfelelően döntött? Nem pusztított el pótolhatatlan iratokat? Közismert, hogy az iratértékelés és az ehhez kapcsolódó selejtezés során nemcsak, sőt, nem elsősorban a hordozó, többnyire papír sorsáról döntünk, hanem ennél lényegesen fontosabbról: információról. Ahhoz, hogy az iratértékelés-selejtezés kérdésében lényeges haladást érjünk el, először is elemeznünk kell ezt az információt, ismernünk kell a karakterét, az összetevőit és az értékét. A levéltári információ alkotóelemei A levéltári információ és értékének megismerésében születtek komoly eredmények a nemzetközi szakirodalomban. Az első, máig is tartó nemzetközi hatású elemzést Theodore Schellenberg tette még az 1950-es években.

3 Bár az USA-ban ezt követően is jelent meg információérték-elemzés,

4 a gondolatmenetünk szempontjából fontosabb a Schellenberg-féle, és az Angelika MenneHaritz által továbbfejlesztett elmélet.

5 Ennek lényege a következő: a levéltári információ egyrészt áll az irat szorosan vett tartalmából, ez a tartalmi információ, másrészt az iratok rendjéből, struktúrájából, összefüggéseiből, valamint az irattermelőre vonatkozó adatokból összeálló információból, amit mi most nevezzünk kontextus-információnak.

6 A két alkotóelem véleményem szerint egymástól nem elválasztható, együttesen alkot egy egészet. Rendetlen-rendezetlen iratok használhatatlanok, de ugyanúgy nem érnének semmit, hogy az érvet abszurd módon megfordítsuk, a tartalom nélküli rendezett iratok sem. A kontextus-információ két részből áll: az egyiket nevezzük elsődlegesnek, a másikat másodlagosnak. A tartalmi részt az irattermelő hozza létre, a levéltáros azon változtatni nem tud, ha mégis ilyent csinálna, akkor hamisítana. Az iratok rendjét, struktúráját is elsősorban az irattermelő hozza létre, ezt viszont a levéltáros az értékelés-selejtezés-rendezés folyamán módosíthatja, kiegészít* A jelen cikk rövidebb változata hamarosan megjelenik az Archivalische Zeitschrift c. folyóiratban is. 34