Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 3. szám - KILÁTÓ - Pohl, Manfred: Levéltár és vállalat: önfenntartás a piacgazdaságban / 45–56. o.

5. menedzsment, marketing és szaktanácsadás, 6. szervezeti elhelyezkedés (pl. arculatformáló osztály, igazgatósági titkárság stb.). Ezekből az alap viszonylatokból adódik számos követelmény. Pontos elemzés mellett egy ilyen levéltár nem hagyományos archívum többé, hanem egy aktív, ahogy korábban említettem, más területekkel versenyben álló szolgáltató osztály, melynek állandóan új szolgáltatásokat kell kínálnia, mint pl. a sajtó, reklám, közgazdasági vagy marketingosztálynak. Csak ezekkel a feltételekkel kész az üzletvezetés a további fejlődést támogatni. A történeti információk „célorientált ismeretként",' mint a vállalat segédeszközei állnak előtérben. Mint minden igénybevett információ esetén, itt is a legfontosabb alapelv: a pontos történeti információt adni megfelelő időben, megfelelő helyen és megfelelő formában. Ebben az összefüggésben a történeti információ gyorsasága központi szerepet játszik azért, hogy pl. egy döntési folyamatba beépíthető legyen. Az említett alapszerkezetek és ismérvek elfogadásával létrejön egy „historical information center", egy történeti információs központ, melyet az említett követelmények alapján kell felépíteni és használhatóvá tenni. (1.: ábra) Csak az összes elsődleges, másodlagos és üzletpolitikai szempontból fontos információ széles körű feltárása, jegyzékelése és egymás mellé állítása biztosítja az áttekinthetőséget, a folyamatok feltárását, a hathatóság és ténylegesség megítélését, a gyenge pontok és információhiányok feltárását és egymás mellé rendelését. Ha a történeti információs központot a vállalat alapításával egyidejűleg létesítik, akkor az információhiány az elsődleges és másodlagos információ biztosítás területén aránylag problémamentesen kiküszöbölhető, illetve az információ áramlás optimálissá tehető. Mivel a legtöbb vállalat a történetileg fontos információk gyűjteményének kialakítását mégis csak egy későbbi időpontban, gyakran egy küszöbön álló jubileum előtt kezdi el, ezért a múlt a „res factae" alapján már hiánytalanul nem rekonstruálható, így a történeti információs központ munkatársai arra kényszerülnek, hogy múltbeli események képzeletbeli ábrázolásával dolgozzanak azért, hogy történeti állításokat elméletben bebizonyítsanak.

6 Az üzletpolitikai információk területén a megoldás nem lehet pusztán szervezeti (technikai) és adminisztratív, mivel nehezen valósítható meg és túl költséges. Egy vállalat politikai, gazdasági és társadalmi helyzetét — identitását — több összetevő formálja, a siker és a vállalkozási kultúra a legfontosabbak közé tartoznak.

7 Minden vállalati archívum a már említett hármas tagozódáson alapul: elsődleges és másodlagos források, valamint üzletpolitikai információk alkotják. Mivel eléggé ismert terület, közelebbről nem kell foglalkoznom az archiválási kritériumokkal (kiválasztás és megőrzés) vagy a különböző technikákkal (mikrofiche, képlemez). Hogyan lehet az írásos dokumentumokat osztályozni, jegyzékeim és archiválni? Mindezeket a történeti információs központ munkatársának a klasszikus levéltárosképzés során lehet és kell elsajátítania, így pl. egykét hetes levéltári tanfolyamokon. A másodlagos források (könyvek, folyóiratok, újságok, rádió, televízió, adat- és tudományos bankok), valamint az üzletpolitikai információk feldolgozásakor az információs és dokumentációs központok tapasztalatait is hasznos figyelembe venni.

8 A történeti információs központ menedzsmentjének tevékenységéhez mindhárom területen a legjobb alapokat szolgáltatja az információtudomány, a technika (hardware és softwareproblémák) és az informatika az elméletben, a gyakorlatban és pragmatikusan egyaránt. Mivel minden vállalatnál üzemelnek bizonyos adatfeldolgozó, infor48