Levéltári Szemle, 42. (1992)

Levéltári Szemle, 42. (1992) 1. szám - KILÁTÓ - Körmendy Lajos: A levéltárak finanszírozása: beszámoló a levéltárak 28. kerekasztal-konferenciájáról / 77–80. o.

ügyelet. Az talán elfogadhatóbbnak hangzik, hogy egy átlagos iratanyag folyóméterét 16 óra alatt lehet selejtezni (holland adat). Az ilyen elemzések során a munkafolyamatokat szétbontják és ezekre vetítve számolják ki a költségeket, ill. a ráfordításokat. A legfőbb haszon az, hogy a vezetés világos képet kap arról, hogy az egyes munkák/szolgáltatások mennyibe kerülnek, ami sokkal biztonságosabbá teszi a tervezést. De lássunk egy konkrét példát! Az amerikai Nemzeti Levéltárban többéves kísérletsorozat után elemzés alá vetették a korábban oly ígéretesnek tartott optikai lemezek (optical disk) levéltári alkalmazását. Mint ismeretes, az optikai lemez a számítógép háttértárolójaként hihetetlen mennyiségű, az elterjedt mágneslemezeknél sokkal több adatot képes tárolni. Iratok, képek „fényképezhetők" le és őrizhetők viszonylag biztonsággal ilyen módon. Az elemzés során az optikai lemezzel végzett munkát, illetve eredményét összehasonlították más jellegű, de hasonló eredményre vezető módszerekkel, illetve ezek költségével. Például: mennyibe kerül, ha „X" folyóméter iratanyagot hagyományos módon őriznek „Y" évig, az iratokat szintén hagyományos módszerrel feldolgozzák, és a kutatók rendelkezésére bocsátják; másrészt mennyi a költség, ha ugyanezt mikrofilmes rendszerrel oldják meg; végül mennyiért lehetne mindezt optikai lemezzel megoldani. Kiderült, hogy az optikai lemez messze a legdrágább, tehát illúzió az, hogy alkalmazásával sok költséget lehet megspórolni. (Más kérdés, hogy az optikai lemeznek más vonatkozásban óriási előnyei vannak, ez még a későbbiekben szóba kerül.) Egy levéltár pénzügyi egyensúlyának visszanyeréséhez három megoldás jöhet szóba: 1. növeli a termelékenységet; 2. újabb forrásokat von be; 3. csökkenti a munkát, a szolgáltatásokat. (Ez utóbbi megoldástól — bár van rá példa — a továbbiakban tekintsünk el.) A termelékenység növelésének két módja van: 1. azonos szolgáltatást a levéltár kisebb költséggel végez, azaz minőségi, illetve mennyiségi romlás nélkül csökkenti a költséget; 2. azonos költség mellett több munkát, szolgáltatást ad. Az úttörők ezen a területen is az amerikaiak voltak. Az ottani Nemzeti Levéltárban már a 70-es években végeztek „átvilágításokat", a különböző részlegeknél elemezték a munkafolyamatokat, normákat vezettek be, és az eredménytől függően átszervezték a munkát. Ujabban már ilyen feladatra szakosodott magáncégeket kérnek fel, aminek kétségtelenül megvan az az előnye, hogy őket nem akadályozza a „szakmai vakság". Az átvilágításoknak és átszervezéseknek meglett az eredménye: 30—10%-os termelékenység-növekedést értek el. Könnyen lehet, hogy sokakban ellenérzést keltenek a fenti sorok, mert hiszen „a levéltárakban folyó tudományos munkát nem lehet exakt módon mérni". Fölmerül azonban a kérdés, hogy nem vagyunk-e az előbb említett szakmai vakság áldozatai? Ha minden ellenvetés nélkül elhisszük, hogy pl. egy új gép tervezése „X" millió forintba/dollárba kerül, és elismerjük, hogy ez a munka nem kevésbé tudományos és bonyolult, mint egy levéltári segédlet elkészítése vagy egy elméleti mű megalkotása, akkor miért lehetetlen mérni ez utóbbiak költségeit? Ha egy levéltár anyagi zavarba kerül, kínálkozik a lehetőség, hogy emelje a szolgáltatások árát. Meg kell mondani, hogy sokakban bizonyos illúzió él a bevételekkel kapcsolatban. Ezt eloszlatandó, álljon itt néhány konkrét adat arról, hogy egyes levéltárak kiadásainak hány százalékát teszik ki a bevételek: Szövetségi Levéltár, Koblenz (Németország) 2,5% Amszterdami Városi Levéltár (Hollandia) 6,3% Utreohti Városi Levéltár (Hollandia) 10% Bár a referátum adatai között nem szerepeltek a föltehetően „nagy" bevételekhez jutó angol és francia központi levéltárak (nemzeti, illetve külügyi levéltárak) esetében is szinte bizonyos, hogy ott sem sokkal magasabb a fenti arány, 78