Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

A gépi adatfeldolgozás által biztosított egyéb lehetőségek Az ügyintézés során szükséges csoportosításokat, elemzéseket a Kereső menü segítségével végezhetj ük el. A keresés az 'adatbázisban egy, vagy több 'mező tartalma szerint történhet a keresési feltételeknek eleget tevő recordból a rendszer egy ideiglenes állományt hoz létre. Az így létrehozott garnitúrák, már mint másodlagos termékek, alkalmasak különféle listák összeállítására, rendezésére. A Ikeresés lehetséges kódértékek, illetve részadatdk ismerete alapján is. Természetesen lehetséges a hagyományos iratkezelésből ismert, név-, tárgy- és idegenszám-mutatók készítése is. Pl.: Országos — Valamennyi ezzel kezdődő intézmény nevét kigyűjti. A kereső menü mezői: R— Rajzok D— Dokumentumok I— Iratok E— Szabványok V— Valamennyi egyéb dokumentáció Ezután következhet a szelekció a Ikereső menüben. Amennyiben iratot keres a felhasználó, akkor a keresés automatikusan az iratbázisnak csak az iratokra vonatkozó részére korlátozódik. Először az iratok össz-száma jelenik meg, ezt követően az iratokban szereplő, jellemző kereső niezők jegyzéke. Az iratok keresésében az alábbi legfontosabb mezőket használják: Record szám — Autorok Dokumentáció csoport Dokumentáció kód Felelős szervezet Témakör Fajta Év Oldalszám Irat típusa Létesítményi kód Felelős szakterület Keltezés dátuma Társszervezet KKSZ kód funkció berendelés, eszköz Belső Terjesztés Szervezeti kód Személyi név Továbbítás dátuma Külső terjesztés Vállalat neve Továbbítás dátuma Érkezési szám Iktatás dátuma Válaszirat dátuma Megőrzési időtartam Nyelvezet 34