Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archíválása című kutatási téma zárójelentése: rövidített szöveg / 48–56. o.

leszűkíthetjük a levéltári értékű adatokat tartalmazó rendszerekre és a további feladatokat csak ezekre (kell elvégezni. 3. Számítógépes rendszerek részletes vizsgálata Azokat a rendszereiket, amelyekről az értékelés során azt állapítottuk meg, hogy tartalmaznak levéltári értékű információkat, további részletes vizsgálatnak kell alávetni annak eldöntése érdekében, hogy archiválhatók-e. Ezt a vizsgálatot is adatlapok segítségével célszerű elvégezni. Az ehhez a vizsgálathoz használandó adatlap elsősorban a rendszerdokumentáció adataira 'kell hogy támaszkodjon. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a legfontosabb szempontokat, amelyek vizsgálatára ebben a fázisban ki kell térni: — a rendszer célja, létrehozásának időpontja, — a rendszer felépítése, a hozzá tartozó file-ok leírása, — az üzemeltetés során használt — hardver és szoftver — környezet. A fenti adatok felvétele után el kell végezni az egyes file-ok fizikai vizsgálatát is, és ennek eredményessége után lehet a rendszert archiválandónak minősíteni. Az összes feltételt kielégítő rendszerekre terjesztené ki a levéltár a felügyeletét. 4. Meta-adatbázis felállítása a felmért rendszerek adataival Nyilvánvaló, hogy a kitöltött adatlapokon szereplő információkat számítógépen célszerű feldolgozni, ehhez azonban létre kell hozni egy adatbázist. Ez az adatbázisok és egyéb számítógépes rendszerek adatait tartalmazó ún. metaadatbázis létrehozása az alábbi szempontok miatt fontos: — a levéltár nyomon tudja követni az egyes levéltári értékű rendszerek sorsát, — a kutatóknak információkat tudna szolgáltatni arról, hogy mely rendszerekben találhatók az őt érdeklő adatok. Az adatbázis tervezésénél meg kell vizsgálni a levéltár fond- és állagnyilvántartásához történő kapcsolódás lehetőségét, hiszen előfordulhat, hogy valamely számítógépes rendszerhez tartoznak olyan hagyományos iratok, melyeket a levéltár őriz. A szalagarchívumok költségigényének tervezéséhez is elengedhetetlen, hogy felmérjük az archiválandó rendszerek számát és nagyságát. Kiválogatva a levéltári értékű adatokat tartalmazó rendszereket, azok legfontosabb ismérveit nyilvántartásba véve az archiválás költségei éves szinten tervezhetőek lesznek. A SZAO személyi állománya, valamint a jelenleg rendelkezésre álló számítógép konfigurációja lehetővé teszi az adatbázis tervezésének megkezdését, valamint ezzel párhuzamosan elkezdődhet a gyűjtőkörébe tartozó szervek számítógépes rendszereinek felmérése is. 5. Adatszolgáltatás a kutatók részére A meta-adatbázis tervezése során figyelembe kell venni, hogy melyek azok az adatok, amelyek fontos támpontokat adnak arra nézve, hogy a kutatott témához kapcsolódó információk mely rendszerekben találhatók. A meta-adatbázis üzemeltetéséhez elegendő egy nagy teljesítményű IBM PC/AT kompatibilis számítógép is. Ezek a gépek — konfigurációtól függően — kb. 50 000 Fttól már jelenleg is kaphatóak. Ez a tény, továbbá a kiterjedt alkalmazhatósági körük (kiadványszerkesztés, nyilvántartások, statisztikai táblázatok készítése stb.) is indokolja levéltári alkalmazásukat. Bácsa Imre 56