Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 1. szám - Tervezet a magyar levéltárügy újraszabályozására / 8–29. o.

bályzatot ad ki. Feladat- és hatásköre a levéltári anyag egészére kiterjed, de többnyire csak egyetértési és véleményezési jogkör formájában. (A tvr. és a kapcsolódó jogszabályok alapján ezek száma meghaladja az ötvenet.) A levéltárak intézményrendszeren belüli helyének pontosabb kijelölése érdekében — a nemzetközi gyakorlatban egyedülálló módon — a tvr. a levéltári intézmény fogalmát is definiálja. Ennek alapján a levéltár igazgatási feladatot is ellátó tudományos intézménynek minősül. (E kinyilatkoztatás azonban a levéltárak alapvető problémáján, a költségvetés rendszerébe történt besorolásukon nem változtatott.) A levéltári anyag fogalmát pedig — az iratkezelés levéltári felügyeletének kellő alátámasztása érdekében — kiterjeszti az irattárakban lévő történeti értékű iratokra (holott ezek csak potenciálisan tekinthetők annak). Emellett az egyes iratok és nem a szervesen összetartozó irategyüttesek védelmének szükségességét hangsúlyozza. Mindez a későbbiekben elég sok félreértést és szemléleti zavart okozott, még a szakterületen dolgozók körében is. (Pl.: az irattári eredetű levélári anyag homogén egységként való szemlélése, az iratok irattári és levéltári funkciója közötti lényeges különbségek figyelmen kívül hagyása, az állománygyarapítás azonosítása a mechanikus iratátvétellel stb.) Az általános kutatási időhatárt 20 évben állapítja meg a szabályozás, viszont a kutatás szempontjából két vonatkozásban is igen kedvezőtlen, illetve bizonytalan helyzetet teremt. Egyrészt megengedi, hogy az állami szervek levéltári őrizetbe adott anyagában a kutatást a felügyeletet gyakorló miniszter — a művelődési miniszterrel egyetértésben — korlátozza. (Ezzel a lehetőséggel később a minisztériumok többsége élt is, s igen sok témában és meghatározatlan időre szólóan korlátozta a kutatást.) Másrészt az iratok levéltárba adásának végső határidejét — döntően a krónikus raktárhiány miatt — nem határozza meg. (Lehetővé téve ezzel, hogy a létrehozók további irategyütteseket zárjanak el a kutatás elől.) V. Az 1969. évi 27. sz. tvr. végrehajtása nyomán kialakult helyzet Az iratkezelés, a tvr. és a kormányrendelet által megjelölt feladatok végrehajtásával, napjainkra jóval konszolidáltabb lett, mint volt 1989 előtt. Minőségi változás, jelentősebb javulás azonban csak ott következett be (pl. a tanácsoknál, egyes területi szerveknél), ahol egyébként is volt törekvés az iratkezelés megújítására. Az 1969. évi iogszabályok alkalmazásának egyik legnagyobb problémája és egyben negatívuma a túlzott egységesítés, illetve a formális végrehajtás. A másik nagy gond, hogy a levéltárak rendteremtő szándékukkal eléggé magukra maradtak, s emellett még a tényleges levéltári feladatból, az irattári anyag tartalmi értékeléséből, a levéltári megőrzésre szánt iratok kiválogatásából is lényegében kiszorultak. (Az irat sorsát az ügyintéző dönti el, még az irattárba helyezés előtt, s tévedéseit utólag már nagyon nehéz korrigálni.) A levéltárak által rendszeresen végzett iratkezelési ellenőrzések — hatósági jellegük miatt — többnyire csak a követelmények számonkérésére alkalmasak. A 70-es évek vége óta egyre növekvő gond, hogy a különböző minisztériumok és intézmények ügyvitelük korszerűsítését, információs rendszereik kiépítését általában úgy akarják a modern technika (számítógép, mikrofilm) alkalmazásával megoldani, hogy a hagyományos irattárak rendezetlenségét, a napi iratkezelés szervezeti és személyi problémáit figyelmen kívül hagyják, s ez gyakran okoz zavart, esetenként kudarcot is. Ennek ellenére még nagyon kevés helyen ismerték fel a levéltárakkal való ilyen irányú együttműködés, a jó partneri viszony kiépítésének szükségességét. (A tényleges együttműködés kialakítását egyébként a tvr. előírásai sem segítik megfelelően.) Az elmúlt két évtizedben az irat- és levéltározás feltételeinek hiányosságaiból adódó problémákat mind az iratképzők, mind pedig a levéltárak a felelősség kölcsönös áthárításával igyekeztek áthidalni. (Tekintettel arra, hogy a tvr. és a kormányrendelet az iratképzők és a levéltárak felelősségét pontosan nem határolta el egymástól, s az iratok levéltárba adásának végső határidejét sem, jelölte meg, erre gyakorlatilag korlátlan lehetőség nyílt.) A levéltárak az ügyviteli funkciójukat vesztett levéltári anyagot elég gyakran az irattárakban őriztették tovább, a létrehozók — elsősorban a levéltárfenntartók — ha erre lehetőségük nyílt, tömegesen zúdították be a levéltárba a kellően át nem selejtezett irattári anyagot. Ezek a megoldások a levéltári anyag védelmét nem segítették, viszont a költségvetés számára — az új levéltári raktáraknak még hosszú ideig nem selejtezhető irattári anyaggal való megtöltésével — érzékelhető károkat okoztak. 28