Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

Végül pár megjegyzés terminológiai kérdésekről. A magyar levéltári szaknyelvben még nem rögzült az angol „machine-readable record" szó magyar megfelelője: egyaránt hallani-olvasni „géppel olvasható iratok"-ról, „gépi adathordozók"-ról vagy „számítógépes adathordozók"-ról. Annak ellenére, hogy többé-kevésbé mindegyik jó vagy elfogadható, a tanulmány szövegében inkább a franciából átvett „informatikai iratok" (archives informatiques) kifejezést használom, mert véleményem szerint jobban kifejezi a fogalom lényegét, és illeszkedik a levéltári terminológiába, amellett más összetételekben is használható (informatikai fond, levéltár). Az angol „filé" szó viszont meggyökeresedett a magyar nyelvben, ezért a fonetikus írás mellett döntöttem. 2. Tervezés Minden levéltári intézménynek, mely informatikai iratokat archivál, vagy ilyeneket kíván gyűjteni, elsődleges feladata a tervezés, melynek első stációja egy hosszú távú stratégia kialakítása. A bevezetőben említett alapelv — mely szerint az informatikai iratok levéltári anyagnak tekintendők — értelmében logikus, hogy a levéltárnak a hagyományos iratokra vonatkozó stratégiájából kell kiindulnia, az informatikai iratok archiválását ebbe a tervbe kell integrálni. A legfontosabb előre eldöntendő sajátos kérdések a következők: a) a gyűjtőkör meghatározása b) szerzeményezési terv c) feldolgozási és kutatószolgálati terv d) őrzési-konzerválási terv e) technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek a) A gyűjtőkört illetően először azok az intézmények jönnek szóba, melyek egyébként is a levéltár gyűjtőkörébe tartoznak. Ezeken kívül felderítendők azok a szervek, melyek hagyományos iratok esetében nem tartoztak a körbe, de informatikai irattermelésük révén feltétlenül (elsősorban a számítógépközpontok). b) A szerzeményezés tervezésének az informatikai iratok speciális jellegéből adódóan sokkal nagyobb a jelentősége, mint a hagyományos iratoknál. A hordozó jellemzői, a hardver- és szoftverfüggőség problémája, az adatok formátuma, valamint egyéb technikai szabványok mind olyan kérdések, amelyekben előre kell dönteni, különben használhatatlan lesz a begyűjtött anyag. Sokféle hordozóval dolgoznak a szervek (szalaggal, merev és hajlékony lemezzel, dobbal, COM-filmmel, sőt még néhányan lyukkártyával is), tehát elméletileg ezeket adják át a levéltáraknak. Mára már eldöntöttnek tekinthető, hogy ez utóbbiaknak a mágnesszalagot kell favorizálniuk, mert a nagy adatsűrűség mellett viszonylag olcsó, könnyű (másolni, illetve konvertálni, és jól tárolható. Ezek az előnyök bőven kiegyenlítik a hátrányait, melyek közül elsősorban a — szekvenciális elérésből eredő — lassú visszakeresés említhető. Egyébként az amerikai levéltárak némelyike nem ragaszkodik mereven a szalagokhoz, valószínűleg azért, mert többük aktívan együttműködik számítógépközpontokkal, a feldolgozás és az őrzés is többnyire ott történik. Ezeknek a központoknak a technikai felszereltsége lehetővé teszi, hogy többféle hordozóval dolgozzanak — természetesen ők is csak néhány fajtára redukálják ezek számát. Nem elhanyagolható tényező, hogy többféle hordozó elfogadása esetén a levéltár megspórolhatja a gyakran ráháruló konvertálás költségét. Azok az intézmények viszont, melyek nem vagy kevésbé működnek együtt ilyen számítógépközpontokkal (például az amerikai és a francia nemzeti levéltárak), már sokkal merevebbek, és ragaszkodnak a szalaghoz. 16