Levéltári Szemle, 37. (1987)
Levéltári Szemle, 37. (1987) 4. szám - Dobos Gyula: Az Állami Gazdaságok Igazgatóságának iratai a Tolna Megyei Levéltárban / 51–64. o.
dezési munka első fázisában összegyűjtöttük azokat a fontosabb jogszabályokat, amelyeket 1945-től a különböző kormányzati szervek, országos főhatóságok adtaik ki az állami gazdaságok, állami mezőgazdasági üzemek működésére, irányítására. A témában való elmélyedéshez nagy segítséget jelentettek azok a tanulmányok, szakkönyvek, melyek a mezőgazdaság ezen szektorával foglalkoztak. Mivel ilyen jellegű anyag rendezésével a levéltári szakirodalomban nem találkoztunk, konkrét tapasztalatra nem támaszkodhattunk, így csak az iratokba való előzetes beletekintés adott némi támpontot a munka megkezdéséhez. Ügy véltük, hogy ezen anyag használhatóvá tételét egy funkcionális, tehát hatásköri, illetve ügyköri rendezés szolgálja legmegfelelőbben. Komoly gondot jelentett, hogy a rendelkezésünkre álló anyagban az 1955— 1967 közötti időszakra (az iratokból kiderült, hogy pl. 1958-ban is jóváhagytak ilyent) nem találtunk szervezeti és működési szabályzatot. Az igazgatóság szervezési tábláját több forrás (jogszabályok, bérjegyzékek, továbbképzési okiratok, vezetői feljegyzések, beszámolók, összevont osztályértekezletek feljegyzéséi) alapján, a rendezés menetében fokozatosan bővítve, gyakran módosítva sikerült rekonstruálni. Nem volt tehát könnyű a foglalkoztatottak hatás- és feladatkörét, illetékességi területeit összegyűjteni. Gyakori eset volt, hogy egy-egy munkaterület betöltetlensége miatt a terület munkafeladatait más előadók között szétosztották. Mivel minden munkatárs gyakorlatilag „önálló" irattárat tartott fenn, nagyszámú duplummal találkoztunk. Gyakran egy-egy fontosabb irat, csoportvezetővel bezárólag, minden vezetőnél megtalálható volt. Néha az összeállító munkatársnál a testület elé kerülő korábbi, gyakran bővebb, életszerűbb, példákban gazdagabb anyagra is rábukkantunk. Ilyen esetben ezt az eredeti példányt is meghagytuk. Arra törekedtünk, hogy az iratok rendeltetési helyüknél maradjanak. Valamennyi irat, így a „bejövő" és „kimenő" levelezés megőrzése is doszsziérendszerben történt a fondképzőnél. Az iktatott iratok nem kerültek viszsza a központi iktatóba. Az irat útja a segédletekből nem volt követhető. A „kimenő" és „bejövő" levelek iktatása külön törtónt. Iratcsatolást nem végeztek. Fontos iratok nem ikerültek iktatásra: pl. a gazdaságok összevonásával létrejött földmozgások, termelőszövetkezetektől átvett vagy azoknak átadott földek iratai. (Pl. ezen anyagok a térképeket készítő agrogeodéta iratai között voltak megtalálhatók). Maga a rendezés és selejtezés több lépcsőben történhetett. Első lépésként, tulajdonképpen az anyagfelmóréssel egyidőben került sor az anyag szervezeti tábla szerinti szét-, illetve összeválogatására. Mivel az iratok túlnyomó többségét nem iktatták (mérlegek, leltárak, vezetői megbeszélések jegyzőkönyvei, feljegyzései, több évet értékelő összeállítások belső használatra vagy egy jelentéshez stb.) a tárgyi rendezés, azaz állagokon belül sorozatok és tételek kialakítása látszott célszerűnek. Az áttekintő raktári jegyzék és az azt megelőző bevezető, együttesen az iratokat jól használhatóvá teszik. A rendezés nyomán a fond anyagának szerkezete a következő lett: I. Igazgatási iratok l/l. Általános igazgatási iratok Évkor: 1955—1966 Mennyiség: 1,10 ifm 57
