Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - G. Vass István: A Lenin Kohászati Művek "irattermelése" 1983-ban / 25–32. o.

1983—1984-ben a vállalatnál úgy döntöttek, hogy az iratkezelési szabályzatot és irattári tervet át kell dolgozni. Ennek előkészítéseként — ahogy az a nagykönyvben meg van írva — 1984 elején adatokat kértek valamennyi önálló iktatási joggal rendelkező egységtől. Ha ennek az adatszolgáltatásnak az anyagát

0 alaposabban szemügyre vesszük, talán sikerül a jelenkori vállalati iratkezelés néhány olyan jellegzetességére rámutatni, amelyet jóllehet sokan „tudnak", de ritkán adatik (meg, hogy tényszerűen is bizonyítani lehessen. A felmérés készítői (a szervezési osztály, az iratkezelési csoport és az irattár munkatársai) egyrészt arra voltak kíváncsiak, hogy az egyes szervezeti egységek az érvényben levő irattári terv mely tételeit használják, illetve melyek azok az ügykörök, amelyek részére új irattári tételek kialakítását javasolják. Ezen túlmenően azonban azt is tudni akarták, hogy az egyes tételeken az elmúlt évben (tehát 1983-ban) mennyi irat keletkezett. Végül egy jól megszerkesztett sokszorosított űrlap rendelkezésre bocsátásával elérték, hogy a „szokványos" iktatott iratokon: levelezésen, jelentéseken, jegyzőkönyveken stb. túl az adatszolgáltatás a náluk képződő valamennyi iratra kiterjedjen az iratkezelés segédkönyveitől kezdve a jelenléti íveken, bérjegyzékeken, bérkartonokon, menetleveleken, anyagkivételezési tömbökön stb. át egészen a termelés nyilvántartásával és vizsgálatával kapcsolatos diszpécser- és MEO űrlapokig, illetve a kohó- és acélműi naplókig. Az önálló iktatási joggal rendelkező 80 szervezeti egység közül végül is 50 (tehát a szervezeti egységek valamivel több mint 60%-a) adott értékelhető választ. Noha különbségek természetesen ezek között is vannak, mégis elmondható, hogy valamennyi egységnél „komolyan vették" a feladatat, legfeljebb az iktatásra nem kerülő iratfajtákra nem 'mindig terjedt ki a figyelmük. Mint említettem, a szervezeti egységek — néhány kivételtől eltekintve — az ügykörönként (illetve nem iktatott iratok esetében iratfajtánként) keletkezett iratok darabszámát adták meg. Az adatok összesítése után meglepő eredményt kaptunk: az ötven szervezeti egységnél mintegy 1 320 000 irat keletkezett, s felhasználtak további mintegy 2000 nyomtatványtömböt és kb. 1000 db különböző könyvet és naplót. Ha ezt átszámítjuk, hozzávetőlegesen 300 iratfolyómétert kapunk.

7 Bár a becslés természete folytán adataim egyre bizonytalanabbak, mégis — a megkezdett gondolatmenet lezárásaként — kénytelen vagyok leírni: amennyire az adatlapokból megítélhető, ebből a 300 iratfolyóméterből az irattári terv szerint mintegy 20—25 m iratot kellene levéltárba adni.

8 Végül figyelembe véve, hogy az adatszolgáltatásból kimaradt egységek között ugyanúgy vannak „kis" és „nagy" lirattermelők, mint az előbbiek között, a Lenin Kohászati Művek 1983. évi irattermelését mintegy 450—500 iratfolyóméterre becsülhetjük, s az előbbi gondolatmenetet folytatva, az irattári terv szerint ebből mintegy 30—35 iratfolyómétert (6—7%) kell (kellene) majdan a levéltárnak átvenni. Ahhoz, hogy erről a valóban „rengeteg" iratról valamelyes közelebbi és kézzelfogható képet alkothassunk, tekintsük át néhány szervezeti egység öszszesített adatait, illetve az ezen alapuló számításokból

9 kialakuló képet. 27