Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Kálnoki Kis Tamás: Levéltári Múzeum: egy gyűjtemény létrejöttének tanulságos históriája / 47–54. o.

A nyilvántartást kartotékrenászerű személy- és tárgynyilvántartó lapok alkotják. Személyi nyilvántartásba került az intézmény valamennyi egykori dolgozója és ilyen adatlapot állít ki a múzeum hosszabb-rövidebb szolgálati idő elteltével az aktív dolgozókról is. A személyi nyilvántartó lap a néven kívül az „életévkört", a „szolgálati évkort", az „utolsó beosztást", a „történész szakterületet" írja le. Ezen túlmenően feltünteti azt is, hogy van-e a nyilvántartottnak archivált fényképe, aláírása és ha kortárs, megörökítették-e hangját magnetofon-hangfelvételen. A „jegyzet" rovat lehetőséget nyújt további, bővebb, kiegészítő adatok tárolására. A dokumentálás helyére, idejére és az adatrögzítő személyre vonatkozó rovatok eredendően kitöltetlenül maradtak. A személynyilvántartó betűrendbe sorol. Kiegészíti ezt a kartonrendszert a hang- és emlékezettár nyilvántartása. Ez a jegyzék a személyek neve mellett feltünteti a magnetofonszalagok (tekercs) azonosításához szükséges ismereteket is. PL: 1(2)356—426, azaz, hogy a keresett személy hanganyaga az 1. tekercs, 2. oldalán, az Unitra de luxé orsós (nem kazettás) magnetofonkészülék számlálója szerinti 356—426. sz. helyen (távolság) található. A Levéltári Múzeum hangtára az Országos Levéltár aktív és nyugdíjas dolgozóinak hangját őrzi meg. Csak a hangot, dolgozónként maxJimum 3 perces hangfelvételen. Közöttük sajnálatosan már olyan felvétel is akad, amelynek szolgáltatója körünkből végleg eltávozott. Az elképzelés az volt, hogy a felvételre kerülő szöveg témája egyaránt vonatkozhat az intézmény egészére, illetőleg a dolgozó munkájára, szabadon elmondva vagy felolvasva. Bizonyos kényelmetlenségek, kibúvók elkerülése érdekében a felolvasó rendieükezósére állt egy általános szöveg is (Anonymus: Gesta Hungarorum), amely meggyorsította a „hangadó" és a felvételkészítő munkáját. A visszaemlékező hangja mellett az eddig írásba nem foglalt, ügyiratokon nem rögzített, vagy publikált emlékeket, eseményeket, gondolatokat az emlékezettár rögzítette. Az idősebb, hosszú levéltári szolgálattal rendelkező, sokat látott és tapasztalt dolgozóktól eleve ilyet várt és vár el a múzeum. A hangarchívumra vonatkozó, utaló adatokat — mint arról korábban már szó esett — a személyi kartonok is rögzítik. Nyilvántartás készült a személyzet fényképes aláírásgyűjteményéről, sőt arról is, hogy a dokumentáció összegyűjtése idején már nem élt egykori levéltárosok (szak- és kisegítőszemélyzet) aláírása xeroxmásolatának eredetije, melyik OL ügyiratban található. Az átnézett ügyiratok 1874-től 1944-ig terjednék. A fényképeik (portré) és az aláírások feliratozott és névrendbe szedett borítékokban nyertek elhelyezést. A tárgynyilvántartó szakrendbe sorolja a tárgyleírásokat. A tárgyankénti, kartonos formájú nyilvántartás rögzíti a szóban forgó múzeumi tárgy leltári, raktári és szakszámát, megnevezését és leírását, a készítő nevét és a használat évkorét, a tárgy provenienciáját és fajtáját, méreteit, mennyiségét, állagának állapotát és a restaurálásra vonatkozó adatokat. A helymegjelölésen, jelzeten és a jegyzeteken kívül a tárgynyilvántartó lapot kiállító személy nevét és az adatfelvétel idejét regisztrálja még az említetteken túl a karton. A szakrend decimális rendszerű és a múzeumi tárgy fogalmát szélesen értelmező. Indokolt esetben, költségesebb fotódokumentáció hiányában, a karton hátoldalán egyszerű, vonalas, szemléletes rajz egészíti ki az adatolást, segítve az eligazodást és azonosítást. A nyilvántartások hézagos adatsora később még bizonyára kiegészíthető lesz, akkor azonban nem volt erre mód és idő. Ennek azonban, mások mellett, idővonzatával is számolni kellene. A nagyobb baj az, hogy a tárgytörténetre vonatkozó adatok zömmel már beszerezhetetlenek (pl.: pénzszállító vashordó, 50