Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - HÍREK - Benczéné Nagy Eszter: Beszámoló a MKE Levéltári Szekciója gödöllői tanácskozásáról / 99–103. o.

Csobán Endre; az Országos Levéltárból: Kossányi Béla, Fekete Nagy Antal, Paulinyi Oszkár, Szabó István.) A Magyar Könyvtárosok és Levéltárosok Egyesületének működését a háború akadályozta, majd a felszabadulás után a szervezet fel is bomlott. Újjáalakul ásat követően csak a könyvtárosok szervezete volt, amely 1962 óta működik új alapszabálya szerint. 1981-ben, amikor a levéltárakban az egyesület kérdése napirendre került — összes hátrányaival és előnyeivel együtt —, a közös szervezet újjáalakítása látszott megfelelő megoldásnak. * * * A Levéltári Szekció e jubileumi vándorgyűlés témáját nem azért választotta, mert a számítógépek használata az élet különféle területein „divat" lett, hanem azon felismerésből, hogy a levéltárak eddigi történetük során is csak akkor tudtak jól megfelelni feladataiknak, ha alkalmazkodtak a kor követelményeihez és a fejlődéssel lépést tartottak. Dóka Klára röviden áttekintést adott a levéltári gépi adatfeldolgozás során eddig elért eredményekről. Elmondta, hogy e témában az első tanulmányok az 1960-as évek végén jelentek meg. A korszerűsítést ekkor kizárólag lyukkártyarendszerek segítségével kívánták megvalósítani. Egyes segédletek (pl. tematikus segédletek, összeírások) ilyen jellegű feldolgozása néhány levéltárban az 1970-es években megtörtént, és 1983—1984-ben az új tervezési statisztikai segédlet már ilyen rendszerben készült Az utóbbi évben 3 megyei levéltár vásárolt Commodore 64 típusú számítógépet, ügyviteli és nyilvántartási feladatok korszerűsítése céljából. Ezek tevékenységét a Heves Megyei Levéltár koordinálja, amely a közelmúltban a témában továbbképzést tartott. Az eddigi eredmények felsorolásában megemlítette a bevezető referátum az Országos Levéltár oklevélkataszterét, valamint Budapest Főváros Levéltára gépi adatfeldolgozó tevékenységét, ahol a terv- és térképtári anyagok korszerű feldolgozásában értek el kimagasló, nemzetközi vonatkozásban is elismert eredményeket. A szekcióülésen a főreferátumot Buzási János, a Magyar Országos Levéltár főigazgató-helyettese tartotta. Előadásában kizárólag a levéltári nyilvántartásokkal, ezek gépre vihető típusaival foglalkozott. E nyilvántartásokat 3 fő típusra osztotta: a) a tervezést, ellenőrzést elősegítő; b) a levéltári ügyvitellel kapcsolatos; c) az iratanyagra vonatkozó nyilvántartások. Valamennyire jellemző a számszerűség, így értékük elsősorban az adatok helytállóságától függ. Tervezésüknél eldöntendő, milyen széles körben készüljenek, hogy az érdekeltek képesek legyenek a megfelelő adatok szolgáltatására. A levéltári területen az első, teljes körű nyilvántartás a fondjegyzék volt, amely akkor vált igazán hasznossá, amikor az Országos Levéltár és valamenynyi területi levéltár megjelentette. A számítástechnika levéltári alkalmazásával kapcsolatban kiemelte, rendkívül nagy óvatossággal kell eljárni, mert ezek az eszközök túl drágák. Bár, amikor egy-egy típusból nagyobb mennyiség jelenik meg a piacon, az árak hirtelen csökkennek; azonban az infláció miatt a levéltárak egyéb költségei mindig nagyobbak, és a számítógépekre így ritkán jut pénz. A programokat Magyarországon olcsón meg lehet szerezni, azonban ezek exportja növekszik, ami az árakat is fel fogja nyomni. Az előadó a számítástechnika levéltári alkalmazásánál, az egyes rendszerek kiépítésénél javasolta figyelembe venni a következőket: 100