Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

A levéltár számára félre nem tett iratok megsemmisítése általában nem levéltári feladat, kivéve olyan eseteket, amikor a „félaktív" (semi-current) iratok átmenetileg iratközpontban levéltári kezelésben vannak (Franciaország, Kanada, NSZK, USA), Az iratok levéltárnak történő átadása fölött a levéltári intézmény ellenőrzést gyakorol, amely kiterjed az átadási eljárás módjára, a szabványosított leltárra és más segédletekre. Gyakran követelmény az irattári terv és más egykorúan készült segédlet átadása is. — Az átadási időpontot jogszabály írja elő. Ez 10 évtől (Svájc) 50 évig (Belgium, Hollandia, Svédország egyes esetekben) terjed, általános azonban a 20—30 év után történő átadás (Egyesült Királyság, Jugoszlávia, Norvégia, Románia, Svédország más esetekben). Vannak országok, ahol az iratmegőrzési és -selejtezési jegyzékben meghatározott időpontban történik (Kanada, NDK, Szovjetunió). A gyakorlatban inkább a szabályozottnál korábbi átadás fordul elő. A félaktív (semi-current) iratok használatával és kezelésével összefüggő feladatokat a felelősséggel együtt átveszik a levéltári intézmények iratközpontjaik révén (Kanada, NSZK, USA). Másutt ezek a feladatok a szerveknél maradnak, de levéltári feladat marad a tanácsadás, a felügyelet vagy ellenőrzés az irattárak állapota és tevékenysége tekintetében (Finnország, Hollandia, Izrael, Jugoszlávia, Lengyelország, NDK, Svédország, Szovjetunió). Az angol Public Records Office „átmeneti raktárát" hozott létre, mert helyet ad az egyes minisztériumoknak, amelyek tovább kezelik irataikat, majd a levéltár raktárában hagyják a végleg ottmaradó levéltári anyagot. Az iratképzés, -kezelés és -használat vonatkozásában az előbb említettektől eltekintve a levéltárak általában legfeljebb felügyelő vagy koordináló felelősséget vállalnak. Ez a felelősség sokkal fejlettebb Kanadában, ahol a Treasury Board a Public Archives-ra ruházta a felelősséget a központi feladatokért, vagy a Szovjetunióban, ahol a Levéltári Főigazgatóság irányítja a minisztériumok és más állami szervek iratkezelését. Másutt a nemzeti levéltári intézmények a legváltozatosabb módon játszanak szerepet e területen, de ennek részleteit a megküldött iratrendszer-leírásokból a legtöbb esetben nem lehetett megállapítani. M. Roper említésre méltónak tartja a francia kiküldött levéltárost (archivistes en mission), amely révén a levéltár nagyobb szerepet játszik, mint ebből az elnevezésből gondolható volna; továbbá a holland, svéd és a svájci megoldást. Röviden ismerteti azt az új helyzetet, amely az USA-ban e tekintetben 1982 és 1985 között bekövetkezett. A fejezet befejezéseként megállapítja, hogy az európai régió a records management tekintetében általánosságban a J. B. Rhoads által minimális vagy emelt minimális szintnek megfogalmazott színvonalon áll. 5. M. Roper e levéltári tartózkodás okait a következőkben látja: — A legtöbb országban a minisztereknek lényeges függetlenségük van minisztériumuk irányításában, s ez korlátozza a levéltári intézmények feladatainak meghatározását. — Olyan komplex a kormány tevékenysége, hogy nem volna gyakorlatias megoldás a records management részére központi végrehajtó szervet létrehozni. — Á legtöbb európai országban olyan erősek e téren a hagyományok, hogy a meglevő iratrendszer továbbfejlesztése általánosabban várható, mint egy radikális újjászervezés az elvont records management elmélet érdekében. — A nemzeti levéltári intézményeket előbb alapították, mint ahogy felmerült volna annak a gondolata, hogy bármi szerepük lehetne a records management-ben. Feladatuk a múlt és a régmúlt emlékeinek őr82