Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

4. Befejezésül a szerző konklúziók helyett néhány megállapítást tesz. A közigazgatási intézkedések nemzetközi összehasonlító kiértékelése lehetetlen, mert túl sok az alapvető elem, valamint a kapcsolatok és az összefüggések túl komplexek; de egyes közigazgatások között a hagyományok, eljárási módok és gyakorlat tekintetében vannak közös elemek, mások között viszont lényeges eltérések vannak. Meg kell találni az utakat és módokat ahhoz, hogy leírjuk és megértsük világosabban és gyorsabban a tényeket és okaikat; mert ha az iratkezelés szervezéséért felelős személyek nem képesek megérteni mind a különbségeket, mind pedig azok okait, nem lesznek képesek megtalálni a helyes utat a (nemzetközi) technológiai forradalom gondjai között, ha meszsze távolból importálnak tapasztalatot, amely ott tradicionálisan kialakult rendszerben bevált. M. Roper referátumának címe: A levéltári intézmények feladatai korunk köziratainak képzésében, kezelésében és selejtezésében. 1. Bevezetőjét a világviszonylatban egyre gyakrabban használt angol szakkifejezés, a records management definíciójával kezdi az új levéltári terminológiai szótár (Dictionary of Archivál Terminology) alapján. Eszerint ,,az általános közigazgatásnak az a területe, amely köziratok képzésében, kezelésében, használatában és selejtezésében gazdaságosság és hatékonyság elérésével foglalkozik, angolul records management". Ez az Észak-Amerikában született kifejezés elterjedt a brit szigeteken és más angol nyelvű országban.

2 (Francia megfelelője: gestion des documents; németül: Organisation der Informationstráger-/Schriftgutverwaltung, de a szótár ezt szögletes zárójelben közli, mert a kifejezés még mem terjedt el a szakmában.) — Minthogy a magyarban sincs egyelőre e három funkcióra (iratképzés, -kezelés és -selejtezés) összefogó szakkifejezés, így kénytelenek vagyunk használni az angol eredetit. 2. M. Roper referátumának 2. fejezetében bemutatja a records management rendszerek és szolgálatok egyes tényezőit J. B. Rhoadsnak, az USA volt levéltárosának tanulmánya alapján.

;J Iratképzés: űrlaptervezés űrlap-ügyvitel (forms management) levelezés előkészítése és ügyvitele jelentések ügyvitele információs rendszerek ügyvitele utasításügyvitel szóbeli és írásbeli eljárás Irathasználat és -kezelés: irategyüttesek kialakításának (fiiing) és visszakeresésének rendszerei irategyüttesek ügyvitele postai és telekommunikációs ügyvitel irodai másolókészülékek kiválasztása és ügyvitele rendszerek elemzése létfontosságú iratok programjai iratközpontok Iratselejtezés: iratsorozatok meghatározása és leírása iratmegőrzési és -selejtezési jegyzékek kifejlesztése iratértékelés 80