Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

A megőrzési időtartam megállapítását megkönnyítheti az irategyüttesek kialakítása. A legtöbb országban az a törekvés, hogy minél több funkció és irategyüttes vonatkozásában jegyzékkel vagy katalógussal történjék a megőrzési időtartam megállapítása. Minisztériumok esetében azonban ezt a módszert nem tartja eredményesnek, minthogy politikai döntések, jogszabály-előkészítések, a végrehajtási ágazat irányítása során keletkező egyedi iratokról van szó. Ezért itt a megőrzési időtartam, meghatározása kapcsolódik a levéltári értékeléshez. Az NSZK-ban minden egyes irategyüttes (filé) esetében az irattárnak (Zwischenarchiv) történő átadáskor határozzák meg a megőrzési időtartamot. A megőrzési időtartam megtartása és az ehhez kapcsolódó tevékenység (levéltárnak átadás vagy kiselejtezés) is az igazgatási szerv feladata, de minthogy szorosan kapcsolódik a levéltár értékelő tevékenységéhez, tárgyalására ott kerül sor. 2.9. Az iratok értékelése ugyan a legfontosabb levéltári tevékenység, mégsem lehet kizárólag levéltárosi feladat. A szerv hozza e téren az első döntést arról, hogy írásba foglal-e valamit vagy sem, majd hogy az iratot az előírásoknak megfelelően kapcsolja a többihez vagy eldobja. Ezt szabályokkal csak kis mértékben lehet befolyásolni. A levéltári értékelés és az iratkezelés kapcsolata az egyik oka annak, hogy a levéltárosnak az utóbbival is kell foglalkoznia. Erről is a levéltári feladatok közt lesz részletesebben szó. 2.10. Az iratok levéltári intézményeknek történő átadása levéltári elvekkel és a levéltárpolitikával van összekötve. Két ellentétes politika létezik. Az egyik szerint minden iratot, amilyen gyorsan csak lehet, levéltári intézmény őrizetébe kell adni tekintet nélkül az esetleges levéltári értékre, csupán költségtényezőket (a megőrzés szükségessége és időtartama, tárolási helyigény, szállítás stb.) véve figyelembe (Kanada, USA). A másik: olyan sokáig hagyni az iratokat az iratképző felelősségére, amennyire csak lehet (Franciaország, Olaszország, Egyesült Királyság). Az első esetben hatalmas és erőteljes iratközpontokra van szükség, amelyek tekintélyes mértékben igazgatási feladatokat látnak el. A másik politika jogi szabályozásra és szokásokra épül, s esetében a levéltári értékelési és rautatózási funkciót segítheti a „Verwaltungsarchiv" (NDK) vagy a „kiküldött levéltáros" (archiviste en mission — Franciaország). Ez esetekben az igazgatás veszi át a felelősséget a levéltári feladatok végrehajtása tekintetében. A két szélsőséges álláspont között a gyakorlat igen széles spektrumban található. Ez is a másik referátum körébe tartozik. 2.11. Az iratok képzésében, kezelésében és használatában jelentkező technológiai változások két szemszögből fontosak: — a papír alapú iratok helyettesítése mikrofilmmel és/vagy géppel olvasható dokumentumokkal; — az új technikák es módszerek felhasználása az iratok és mikrofilmek kezelésében és felhasználásában. Az első nagyobb fontosságú. A felmerülő szervezeti és technikai kérdések nagy részét különböző szakemberek kooperációjával lehet csak megoldani, de két szempontot szem előtt kell tartani: Ahol ilyet még nem alkalmaztak (tabula rasa van) vagy kaotikus a szervezeti helyzet az iratkezelésben, arni nemcsak fejlődő országokban fordul elő, a vezetők azt hiszik, hogy problémáikat meg tudják oldani a technológia megváltoztatásával. Ezzel szembeszállni levéltárosi feladat és tisztában kell lenni azzal, hogy az új eszközök új és megfelelő szervezetet igényelnek. Fejlett hagyományok esetében előfordulhat, hogy más országokból, más adminisztrációktól átvett tapasztalatok nem illeszkednek a jogi és szervezeti helyzetbe. Ez történt gyakran a másolókészülékek használatával, a távírók sza78