Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

Franciaország arról számolt be, hogy miként működnek a központi államigazgatásba, az egyes minisztériumokba kirendelt levéltárosok (les archivisites en mission). Hollandia az iratok selejtezéséről számolt be részletesen, minthogy sokáig nem volt selejtezés a központi államigazgatásban és mintegy 300 kilométer irat gyűlt össze a kormányszerveknél. Izrael arról a sajátos helyzetről adott beszámolót, amely a kormányhivatalokban azáltal alakult, hogy egyesek az angol mandátumos kormányzat, mások viszont a német „Büroreform" iratkezelési megoldását vették át. Kanada arról adott tájékoztatást, hogy a „nemszöveges" dokumentumokat (non-textual records) — mint a térkép és tervrajzok, fényképek és az elektronikus adatfeldolgozás produktumai — miként integrálták az általános iratkezelési rendszerbe. A Német Demokratikus Köztársaság azt foglalta össze, hogy miként alakult náluk a tárgyiratok (lásd alább) kialakítása és lajstromozása a német Büroreform hagyományai alapján. Norvégia esettanulmányából megtudjuk, miként történik náluk az iratkezelést irányítók és az iratkezelők képzése. Svédország arról adott tájékoztatást, hogy az iratokba való betekintést biztosító, valamint az egyes személyek érdekeit az elektronikus adatfeldolgozásokkal szemben védő két törvény milyen sajátos helyzetet teremtett náluk. A Szovjetunió a minisztériumok, intézmények, szervezetek és vállalatok részére kidolgozott egységes iratkezelési rendszert mutatta be. A résztvevők az esettanulmányokat és a 21 rendszerleírást a konferencia színhelyén kapták kézhez. A referátumok Mindkét szerzőnek az volt a feladata, hogy felvázolja a világ vitathatatlanul legfejlettebb régiójában a jelenkori kormányiratok keletkezése, kezelése és használata terén fennálló helyzetet, illetve megjelölje, hogy a levéltáraknak e téren meddig terjednek a feladataik. Mindkét referátum tartalmaz olyan megállapításokat, amelyeket érdemes kiemelni annak érdekében, hogy egyrészt lássuk e téren a szakmai világszínvonalat, másrészt hogy fel tudjuk mérni az előttünk álló feladatokat. Egy ilyen nagy területről adott kép elkészítésénél igen nehéz helyzete van a referátum szerzőjének, hiszen vigyáznia kell, hogy saját országának gyakorlatát ne részesítse előnyben. Áll ez különösen olyan esetben, hogy egy szerző életének első ilyen beszámolóját készíti, amint ez S. Büttner esetében is történt. Megérthető ez a körülmény azért is, mert meggyőződése szerint a weimari Németországban elindult Bürorejorm. továbbfejlesztett és még mindig fejlődő rendszere minden igényüket ki tudja elégíteni. 2.1. S. Büttner referátumában nem foglalkozik behatóan az iratképzéssel, minthogy a levéltárak ezért általában nem tartoznak felelősséggel, bár a kezeléssel, selejtezéssel és használattal való kölcsönhatást megállapítja. E területen a szabványosítás négy területét jelöli meg. a) Á papír mérete, ami a legtöbb európai országban szabványosított. (A papír minőségét komplikált, de az iratminősítéstől el nem választható kérdésnek tekinti.) b) A levél megszerkesztése általában nem befolyásolja az irattározást. c) A levélben alkalmazott hivatkozásnál (reference) már megállapítja, hogy eltérések tapasztalhatók. Kiemeli a kanadai megoldást, amely egyaránt feltün74