Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - Jároli József: Az irattárosképző tanfolyamok szervezésének Békés megyei tapasztalatai / 68–70. o.

Gyakorlati óra: A mutatózás. Az iratok elintézése. Az irattározás, a kézi és a központi irattár. Az irattárban elhelyezett iratanyag rendszere, kölcsönzés, másolat stb. készítése a központi irattárból. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv. Az iratanyag levéltárba történő átadása. A levéltári feldolgozás alapjai. Irattározás mikrofilmen. Az első két tanfolyamon az 5. és a 6. foglalkozás anyagának átcsoportosításával az 5. foglalkozáson levéltárlátogatást is beiktattunk a békési fióklevéltárba. A továbbiakban azonban ezt a nagy létszám és a megdrágult utazás miatt már nem tudtuk megoldani. A tematika anyagát elsősorban a gyakorlati ismeretek átadására használtuk fel. Foglalkoztunk azzal, hogy az iratokat milyen papírra, milyen íróanyaggal kell elkészíteni, hogyan kell az iktatókönyvet összeállítani, bekötni, ismertettük a könyvtáblán, a kötet előzékén elhelyezendő feliratokat, a záradékolást. Az iktatókönyv vezetésének tartalmi ismertetése mellett a használatra javasolt íróanyaggal is foglalkoztunk, mert sajnos elterjedőben van a tartós használatra készülő segédletek vezetésénél a különböző filc-, rost-, rollball és egyéb nem tartós írásnyomot hagyó modern íróeszközök használata. Az irattár kialakításánál a használatra javasolt állványanyaggal, az iratok dobozokba, tékákba, csomókba helyezésével kapcsolatos tudnivalókkal, az egyes raktári egységek tartós feliratozásával részletesen foglalkoztunk. Az volt a célunk ezzel, hogy az iratkezelés legcélszerűbb eljárásainak megismertetése mellett azt is tudatosítsuk az irattárakban dolgozókban, hogy az általuk kezelt iratanyag egy része levéltárba kerülve hosszú távon őrzendő, amit már a kezelőirodában, illetve az irattárban, az irat keletkezésétől kezdve biztosítani kell. A tanfolyam résztvevőivel gyakorlati órákon iktattunk, mutatóztunk. Itt alkalom nyílt arra, hogy az egyes szervtípusoknál használatos rendszereket a résztvevők megismerjék; az iktatás rövid ismertetését gyakorlati munka követte, amelynek keretében a tanfolyam egy-egy hallgatója elmondta, hogyan oldotta meg — az „otthoni" gyakorlat alapján — a feladatokat és az ismertetést a hibás megoldások megkeresése, megvitatása követte. így derült fény sok helyütt arra, hogy a szerv iktatási, kezelési rendszere nem a legcélszerűbb, s milyen változtatásokat kellene végrehajtani. A tanfolyam vezetője irányította a vitát és összefoglalta az elhangzottakat. A gyakorlati órákon kívül minden foglalkozáson volt alkalom konzultációra, egymás módszereinek megismerésére. A konzultáció a hallgatók közötti szakmai kapcsolat kialakítását is elősegítette. A tanfolyam, amelynek foglalkozásain a legfontosabb gyakorlati ismeretek elsajátítására mód nyílt, egyben továbbképzést is jelentett a szakmában régebben dolgozók számára. 4. foglalkozás 13—14. óra 15—16. óra 5. foglalkozás 17—19. óra 20. óra 6. foglalkozás 21. óra 22—23. óra 24. óra 09