Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - Gyarmathy Zsigmond: Irat- és irattárkezelői tanfolyam tapasztalatai Szabolcs-Szatmár megyében / 64–67. o.

nek épülete, helyiségei. Az irattár az ügyintézés során lezárt, elintézett ügyiratokat lerakó és őrző hivatali részleg, illetve az ott levő iratok összessége. A levéltár az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelési rendjét rendszeresen, indokolt esetben és felkérésre soron kívül is ellenőrzi. A levéltár az ellenőrzés során észlelt és a jegyzőkönyvbe foglalt hiányosságokról a szerv vezetőjét tájékoztatja, és legkésőbb a következő rendszeres ellenőrzés alkalmával meggyőződik a hiányosságok megszüntetéséről. Az ellenőrzés a levéltár részéről mindenképpen segítő szándékú, magába foglalja a megelőzés, a hibák elhárításának akaratát. Ennek eredményessége pedig csak jól felkészült, szakmai szempontból hozzáértő, az iratkezelés rendjéért felelős iratkezelő, irattáros segítségével biztosított. A levéltárnak ezért is érdeke a kulturált iratkezelés támogatása. A levéltár igazgatási feladatainak ellátása során kapcsolatba kerül olyan ügyfelekkel, akik magáncélra vagy közérdekből ügyiratok másolatait kérik a levéltártól. Az ilyen kutatást a levéltári dolgozók végzik el. Ha eredményes a munkájuk, akkor a levéltár is hozzájárul pl. a szolgálati idő, a munkaviszony megállapításához, más s setékben szakképesítések, iparigazolványok és tulajdonjogok igazolásához, néha peres ügyekben a bíróságok is levéltári bizonyítékokra támaszkodnak döntésükben. Nem ritka a közérdekű kutatás sem. Régi épületek tervrajzainak, közművek térképeinek feltárásával nagy összegű tervezési összegeket takarítanak meg. így válik a levéltár a szűkebb tudományos szakmai műhely mellett a lakosság nagyobb csoportját is segítő szolgáltató intézménnyé, nélkülözhetetlen adattárrá. Ennek azonban az az előfeltétele, hogy rendezett irattári anyag, megfelelő mutatókkal kerüljön az irattárakból a levéltárba. Ez is bizonyítja a levéltár és irattárak egymásrautaltságát, a szakmailag hozzáértő iratkezelő- és irattárosképzés szükségességét. 1984 szeptemberében küldte szét a TIT megyei szervezete a levéltár szervnyilvántartó címjegyzéke szerint a felhívást, amelyben közöltük, hogy a tanfolyam 200 órás és sikeres elvégzése esetén arról a TIT számára engedélyezett formanyomtatványon .,oklevelet" adunk ki annak, aki vizsgabizottság előtt sikeresen bizonyítja, hogy elsajátította a tematikában ígért ismereteket. Ismertettük, hogy a 9/1978. (VII. 15.) MüM rendelettel módosított 23/1974. (IX. 4.) MüM rendelet 20. § szerint a tanfolyam költségeit a jelentkező munkáltatója — részben vagy egészben — magára vállalhatja. Jeleztük azt is, hogy a tanfolyam elvégzésére az iratkezelő és irattáros kötelezhető is, ha a munkáltatója a tanfolyam elvégzését megkívánja. A levéltári tvr. alapján közöltük, hogy az előfeltétel az érettségi és a legalább 2 éves szakmai gyakorlat. Figyelemmel az érdeklődésre, az a véleményünk alakult ki, hogy érettségi hiányában a 10 éves iratkezelői gyakorlat alapján ettől a feltételtől el lehet tekinteni. Fiatalok esetében általános iskolai végzettséggel csak akkor vettünk fel jelentkezőket, ha rendelkeztek gyors- és gépíróiskolai végzettséggel. A tanfolyamot 1984 októberében kezdtük heti egy alkalommal, 5 órás foglalkoztatási keretben. Összesen 46 jelentkező volt, 43 jelent meg az első foglalkozáson, s végül 39 jelölt kapott oklevelet. A kimaradók általában elköltöztek lakhelyükről és munkahelyet is változtattak, vagy nem volt érettségijük, ezért a lemorzsolódás indokolt volt. Az esetenkénti mulasztóktól munkahelyi igazolást vagy orvosi igazolást kértünk. A látogatottság az egyes foglalkozásokon csaknem mindig 90°/o-os volt. A személyes jelenlétnek különösen a foglalkozások gyakorlati részében volt nagy jelentősége. A tanfolyamot a levéltár igazgatója vezette és órákat adtak a levéltár szakalkalmazottal és jogtanácsosunk is. Felkértünk külső előadókat is, mint a megyei tanács központi irattárának vezetőjét, a megyei bíróság irodavezetőjét, nagyobb üzemek, vállalatok, szövetkezetek irattárkezelőit. A tömör raktár ismer65