Levéltári Szemle, 32. (1982)

Levéltári Szemle, 32. (1982) 2–3. szám - Jároli József: Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása / 241–277. o.

zet kínálta, ugyanis az egyes osztályokat I—Xl-ig római számmal jelölték. Az iratokat tehát évenként rendeztük, az anyagot éven belül az osztályokat jelölő római számok sorrendjében helyeztük el. A raktári jegyzékben, közvetlenül a raktári egység száma után felírtuk az osztály számát, elnevezését. Ezt követi az évszám, majd az iratok rend-, csoport-, illetve iktatószáma. A Csongrád városi tanács a pénzügyi osztályt kivéve az 1957-1961 között keletkezett iratait évenként újrakezdődő sorszámos iktatás szerint kezelte, az iratokat nem különítették el osztályonként. Az anyagot ennek megfelelően soroltuk be, egy-egy éven belül az első raktári egységekbe kerültek a pénzügyi iratok, a jegyzék felépítése a korábbi évekkel megegyezik, majd a szakigazgatási iratok következnek. A raktári jegyzéken a raktári egység száma után az osztályok felsorolása helyett „együtt kezelt szakigazgatási iratok" szöveg került, majd az évszám stb. 1962-től keretszámos volt az iktatás. 1962-ben 1—1000-ig, egy keretben tartották nyilván a titkárság, a munkaügyi és kereskedelmi osztály iratait, 1001-től 2000-ig iktatott az igazgatási osztály, 2001-3500-ig az egészségügyi, 3501-4500-ig a művelődési, 4501-től 6000-ig az építés- és közlekedési, 6001—7000-ig a mezőgazdasági, 8001—10 000-ig a pénzügyi, 10 001—10 200-ig az ipari osztály. Az iratokat az iktatószámok sorrendjében rendeztük. A raktári jegyzékben a raktári egység száma után itt is feltüntettük, hogy melyik osztály anyagáról van szó. Az egyes raktári egységek feliratain ugyancsak szerepel az osztályok megjelölése. Az iratok után helyeztük el a segédkönyveket, illetve iktatókartonokat. A szakigazgatási iratok rendezésének ez a módja megőrzi a korabeli iratkezelést, a raktári jegyzéken nyomon követhető az apparátus mindenkori szervezeti felépítése. Gyarapodás esetén az új anyag raktári elhelyezésekor mindössze a segédkönyveket kell áttelepíteni és új sorszámmal ellátni. Az új anyag átvétele, rendezése után a raktári jegyzék (lásd 2. sz. melléklet) automatikusan folytatható, csak az új lapokat kell elhelyezni. A gyarapodások elhelyezését és adminisztrálását tovább egyszerűsíthetné, ha a szakigazgatási iratok segédleteit (iktatókat külön, mutatókat külön) az állagon belül újrakezdődően sorszámozhatnánk. Végezetül szólnunk kell az ún. külön kezelt iratokról (f) állag). Amennyiben a külön kezelt iratok tematikusán elkülöníthetők, célszerű több állagba sorolni őket, pl. f) tervrajzok, tervdokumentációk, g) adóügyi nyilvántartások (főkönyvek) stb. A külön kezelt iratok tulajdonképpen az e) állag sorozatai, hogy mégis új állagot vagy állagokat alkotnak annak elsősorban gyakorlati okai vannak. Ezek az iratok vagy jelzet nélküliek, így regisztratúrában nincs helyük, általában egy adott tárgyra vonatkoznak, de több osztály több évi anyagából valók. Ugyanakkor forrásértékük (pl. tervdokumentációk, statisztikák) vagy más szempont (pl. személyi anyagnál az ügyfelek kiszolgálása) indokolttá teszi a külöm kezelésüket. Véleményünk szerint a tanácsi anyag rendezésének az általunk ismertetett módja a bevezetőben említett problémákat, nehézségeket megoldja. Módszerünk a gyakorlatban Csongrád város anyagánál bevált. A Csongrád városi tanács anyagát a fent leírt módon rendeztük. A rendezési munka megkezdésekor még csak 1961-ig volt a levéltárban az anyag. Már folyt a szakigazgatási iratok végleges raktári elhelyezése, amikor a tanács átadta az 1962—65. évi iratokat. Az új anyag rendezése, elhelyezése semmiféle problémát nem okozott, az egyes iratokat a megfelelő állagokhoz besoroltuk, a piszkozatban lévő raktári jegyzéket kiegészítettük. 253