Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.

Gépelés A szervezeti egységek adminisztrátorai munkaidejüknek egy részét gépeléssel töltik. A gépelés mennyiségéről saját közléseik alapján állítottuk össze a tanulmány mellékleteként bemutatott táblázatok megfelelő rovatát. Itt csak annyit, hogy a legnagyobb iratforgalmat bonyolító Iparfejlesztési Főosztályon a felmérés időszakában egy nap egy fő átlagban 9,5 oldalt, az úgyszintén nagy iratforgalmú NEF-en egy nap egy fő átlagban 10 oldalt gépelt. A többi főosztály átlaga ennél sokkal kevesebb. 3. Az adminisztrátorok egyéb feladatai Az iktatáson és gépelésen kívül a felmérőlapokon az adminisztrátorok feltüntették egyéb teendőiket is. A táblázatok „Egyéb" rovatába bejegyeztük mindazt amit írtak, csak ott változtattunk a szövegen, ahol szembetűnő magyartalansággal vagy ismétléssel találkoztunk. Nem jelöltük külön az iratok átvételével, előadókhoz juttatásával kapcsolatos teendőket, mert azt az iktatáshoz tartozónak véljük, de az osztályonkívüli kézbesítést, a borítékolást mindenütt meghagytuk. A TŰK iratok kezelésének vizsgálatát nem tekintettük feladatunknak, a felmérőlapok összesítőin azonban mindenütt feltüntettük ahol TUK iratkezelőről van szó, vagy ahol a TUK kezelés jelentősen befolyásolhatta az időfelhasználást. Ahol az egy szervezeti egység keretén belül két adminisztrátor volt, ott a teljesítményt együtt tüntettük fel. Ahol semmilyen egyéb tevékenységet nem tartott szükségesnek az adminisztrátor közölni, azt vonallal jeleztük. Volt olyan hely is (Iparfejlesztési Főosztály Kohászati Fejlesztési Osztálya) ahol az adminisztrátor nem látva a felmérés értelmét, mindent feljegyzett a szódavíz készítéstől kezdve az ablakok bezárásáig. Ez is azonban hasznos volt, mert erősítette azt a következtetést, amit a többi osztályok felmérő lapjain le lehet vonni. Az egyéb feladatok köre az adminisztrátoroknál eléggé behatárolható. Rendszeres feladataik között feltüntették a kézbesítést, sokszorosítást, a borítékolást, postázást, ebédjegyek intézését. Majdnem mindenütt visszatérő tevékenység a telefonok kezelése, a kávéfó'zés, mosogatás. Ez utóbbiakat ahol nem is tüntették fel minden bizonynyal végzik, csak nem érezték időtrablónak. Több helyen jelentkezik feladatként a szabadságnyilvántartások vezetése, főnökök vagy munkatársak útlevélügyeinek intézése (útlevélkérelmek kitöltése!), főosztályi titkárságokon vagy ezzel megbízott osztály titkárságon a fizetések szétosztása. Nem egy osztályon foglalkozott a felmérés időszakában az adminisztrátor régebbi — néha évekkel ezelőtti — iratok rendezésével, lerakásával. 160 visszakeresést jegyeztek be a felmérőlapokra. 4. Az irat útja a postabontástól az elküldésig A KGM postája naponta a Központi Postabontóba érkezik. Ez tulajdonképpen csak postaátvevő- és továbbító hely. Itt válogatják szét a miniszter, miniszterhelyettesek, főosztályok postáját. Csak az ajánlott leveleket vagy a postabontó által fontosnak ítélt (más tárcáktól érkező leveleket) írják be a postakönyvbe. 61