Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.

Lőrinci Zsuzsa A VEGYES IRATKEZELÉSI RENDSZER GYAKORLATÁNAK NÉHÁNY PROBLÉMÁJA A KGM SZERVEZETÉBEN (1980) Az itt közölt felmérés tulajdonképpen helyzetjelentés. Szükségességét indokolta az a felismerés, hogy az iratkezelési rendszerek helytelen, tehát nem az igényeknek, kívánalmaknak megfelelő alkalmazása az ügyiratkezelői és ezen keresztül az ügyviteli munka javítására irányuló törekvéseket akadályozza. Minisztériumok, intézmények, nagyvállalatok a túlságosan decentralizált iktatással nehezítik az ügyvitelt, bővítik az adminisztrációt, ahelyett, hogy ésszerűen csökkentenék. Ha nem lenne napjaink ügyiratkezelő munkájának jellemző sajátja ez a túlzott „önbiztosítás", úgy nem került volna sor erre a tanulmányra sem. A felmérés megjelentetésének az volt a célja, hogy felhívja a figyelmet az e téren végrehajtandó változtatások szükségességére, még akkor is, ha — érthető módon — ez személyes érdekek miatt sok helyen ellenállásba ütközik. Ezúton szeretnék köszönetet mondani az Ipari Minisztérium Igazgatási és Jogi Főosztálya vezetőjének Törkenczy István elvtársnak és az Ügyviteli Osztály vezetőjének Láng László elvtársnak, akik mint a KGM ugyanebben a beosztásban dolgozó vezető tisztviselői engedélyezték és hathatósan támogatták a több hónapig tartó felmérést és akiknek segítsége nélkül e munka nem készülhetett volna el. Az ügyviteli munka korszerűsítéséről, egyszerűsítéséről ma sok szó esik. Teljesen indokoltan, mert ezen a területen is egy sor kérdés vár megoldásra. A nehézségeket fokozza, hogy az ügyvitel fontos részére az iratkezelésre az esetek többségében nem is gondolnak. Nem lehet azonban hatékonyan javítani az ügyviteli munka egészét, amíg az iratkezelési fegyelem megszilárdításáról nem gondoskodunk. Az iratkezelés lazasága többletmunkára vezet. A folytonos önbiztosítás eredményezi a feleslegesen felduzzadó papírmunkát, a másolatok halmaza nemcsak idő, de helyveszteséget is jelent, az előadóknál hagyott iratok a visszakeresést nehezítik és a fennmaradást veszélyeztetik. A jól szervezett, — mármint a helyi követelményeknek megfelelően szervezett és rendszeresen karbantartott iratkezelés segíti az ügyek gyorsabb intézését és ezzel végső soron a termelést is. Az 1969/27. tvr. és a végrehajtására megjelent 30/1969. (IX. 2.) sz. Korm. rendelet a levéltári anyag védelme keretében gondoskodni kívánt a szervek iratkezelésének szervezettebbé tételéről, — kötelezte a szerveket, hogy iratanyaguk kezelésének célszerű rendszerét dolgozzák ki. így születtek meg az iratkezelési szabályzatok, amelyeknek rendelte55