Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - FIGYELŐ - Varga János: Beszámoló finnországi utamról, 1981 / 517–526. o.

tozza is az alkoholgyártást, és hivatalból irányítója az antialkoholista propagandának. A vállalat 1932-ben jött létre, majd 20 év után, 1955-ben létrehozták a központi irattárat, mert - a tájékoztatók szavai szerint - a gyakorlat tette kézzelfoghatóvá számukra, hogy sikeres működésüknek elengedhetetlen feltétele olyan iratkezelés, amelynek megléte esetén bármit naprakészen át tudnak tekinteni. A központi irattár, amelynek helyiségeit 1973-ban felújították, 420 m

2 alapterületű, ennek 6/7-e raktár, a többi irodahelyiség. A raktárak, amelyeket szinte lehelettel mozdítható tömörállványokkal rendezték be, 5500 polcot foglalnak magukban, vagyis mintegy 5000 iratfolyóméter anyag befogadására alkalmasak. Az anyagot mappákban tárolják. Jelenleg több mint 40 000 mappát őriznek. Évente 4400—4500 mappa érkezik hozzájuk, és ugyancsak évente 2500—2600 mappát semmisítenek meg. Évi 1300 telefonfelvilágosítást adnak, személyesen pedig esztendőnként körülbelül 1000—1100 ügyfél fordul az irattárhoz. A központi irattár számára 1979-ben egy 132 m

2 területű biztonsági raktár is készült, mintegy 700 iratfolyóméter befogadását lehetővé tevő, ugyancsak tömör állványzattal. Itt helyezik el folyamatosan az örökké megőrizendő, történeti értékű iratokat, a rajztárakat és a mágneses szalagokat. A központi irattár egyik — 38 m

2 alapterületű — helyisége képtárul szolgál. Minden, ami ide kerül, örökre megőrzendőnek minősül. 35 darab filmtekercset már átadtak a Finn Filmtárnak, saját birtokukban jelenleg 20 000 darab fénykép és negatív van. Ezeket az Állami Műszaki Kutatóintézet által megvizsgált és elsőosztályúnak elismert műanyag-zseb ékben és porálló bádogszekrényekben tárolják. Végül a központi irattár egyik helyisége szolgál az igazgatósági irattár őrzésére is. Az ALKO központi irattára egyfajta felügyeletet gyakorol a vállalathoz tartozó Oktatási Központ, 3 gyár (Salmisaari, Rajamáki és Koskenhorva), a vállalat 5 területi irodájának és 205 boltjának irattára felett, és iratkezelési kérdésekben tanácsokat ad számukra. A vállalaton belül a központi irattár az Irodai Szolgáltatások Osztályának része, és mint ilyen, a gazdaságigazgatási szektorba, ezen belül közvetlenül a gazdasági tervezést és kutatást irányító igazgató alá tartozik. A vállalat minden egyes osztályán szükség szerinti időközökben, de legalább ötévenként döntés születik az osztály iratanyagának tárolási idejéről. A vonatkozó javaslatot a központi irattár.teszi meg, majd a határozat végrehajtását is az irattár ellenőrzi. A döntést jóvá kell hagynia az illetékes osztály vezetőjének, a belső ellenőrzés vezetőjének, a vállalat legfőbb jogtanácsosának, az Alkoholpolitikai Kutatóintézetnek, a gazdasági igazgatónak, a tervezést és kutatást irányító igazgatónak és legvégül — mert az ő hozzájárulása nélkül a döntés még nem érvényes — az igazgatási-racionalizálási igazgatónak. Az iratoknak a központi irattárba elhelyezésre alkalmas módon kell érkezniük. Az erre vonatkozó valamennyi szervezeti egységre kötelező előírásokat elnökségi utasítás tartalmazza. A központi irattár nem vesz át olyan dokumentumokat, amelyeknek rendje és csatolmányai — akár csak egyetlen pontban is nem fedik az utasításban foglaltakat. 1978-ban új alapokra helyezték a szervezeti egységek iratkezelését is: egységes irattári űrlapokat vezettek be, amelyeknek gondos vezetését mindenkitől megkívánják. Az osztályokon irattári összekötő munkakört létesítettek, az e feladattal megbízott személy számára helyettest is kijelöltek. Jelenleg a vállalatnál 52 irattári összekötő működik, akiknek feladata ügyelni az illető osztály írásbeli igazgatásának rendjére. A központi 523