Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - VITA - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapvető problémái – és a teendők / 431–438. o.

vagy pedig közvetlenül a gépi adathordozóra. A levéltár esetében az előbbi látszik célszerűbbnek. Az utóbbi ugyan megtakarítja az adatlapot és valamivel nagyobb az átfutási sebesség, de bonyolultabb a mód és nagyobb a hibalehetőség (sebesség gyorsítás pedig nem szükséges). Ugyanis: egyrészt a levéltáros önmagában csak akkor végezheti, ha megtanulta a gépi adathordozó kezelését (pl. lyukasztását) — tehát minden levéltárosnak ezt meg kellene tanulnia, ellenkező esetben minden levéltáros mellé adathordozó kezelőt (operátort) kell rendelni; másrészt nem biztos az, hogy az adatok így „kapásból" kifogástalan állapotban kerülnek a gépi adathordozóra, s az ellenőrzéskor mindig a forráshoz kellene visszatérni, mert nincs ellenőrzési alap. Csak akkor lenne, ha a levéltáros előbb leírná a fogalom(adat)láncot (kivonatot), ezzel viszont ki is állította az adatlapot. Ráadásul: az előző megoldással a gépi feldolgozást időben választani lehet a feltárástól, ami pl. a bérleti megoldásnál elkerülhetetlenül szükséges követelmény. 32 Az adattárolás a gépi végcélnál vagy a gépi adathordozón (helyigényes), vagy a gép memóriájába, avagy pedig már kiíratott (tehát szolgáltatott) formában (ld. 34) történhet (nem kell hozzá levéltáros). A kézi megoldás esetében (már a levéltáros végzi) maga az adatlap a „tároló". Az egydimenziós módszernél azonban a lapokat a rendszerezés miatt legalább 6 példányban (ld. 33) többszörözni, s annyiban tárolni is kell (ami nagy hely- és eszközigényt okoz). A szükséglet a konkrét adatok alapján kiszámítható. A másik módszer a többdimenziós: csak egy adatlap szükséges, ez a tároló is, s ez mindegyik rendszerezési tengely (ld. 12.5), szerint, vagyis több szempontú válogatásra ad egyidejűleg lehetőséget (ld. 21.4). 33 Az adatrendszerezést a gépi megoldásnál természetesen a gép végzi (a levéltárosnak nincs vele közvetlen dolga). Csak bizonyos esetekben (pl. előkészítés) szükséges ezt előre elvégezni, általában meghagyható e munka az adatszolgáltatás (visszakeresés) konkrétan jelentkező esetére (ld. 34). A kézi megoldásnál elkerülhetetlenül előre, illetve párhuzamosan végzendő feladata a levéltárosnak. Az egydimenziós megoldásnál (ld. 21,4, 32) a rendszerezési tengelyeknek (ld. 12.5) megfelelően, azok rendje szerint, az utasításban közölt módon be kell sorolni az adat(tároló)lapokat, a többdimenziós módszernél (ld. 21.4, 32) a praktikum szerint valamelyik adatot kitüntetjük, s aszerint sorol az adatlap. 34 Az adatszolgáltatás (visszakeresés) a gépi megoldásnál a tárolás módjától (ld. 32) függően közvetett vagy közvetlen lehet: konkrét esetben kell elvégezni a válaszkeresést az akkor feltett kérdésre, vagy pedig a gép már elkészítette valamennyi lehetséges kérdés válaszát, azokat kiírta, s itt található a konkrét kérdés válasza is. A kézi megoldás esetében az egydimenziós módszernél (ld. 21.4, 32) a rendszerezési tengelyek (ld. 12.5) alapján kell dönteni, hogy a konkrét kérdésnél melyik osztályozási elem (ld. 12.9) a primer érdekű, s azon belül kell kikeresni a választ tartalmazó adatlapokat; a többdimenziós módszernél (ld. 21.4, 32) a vonatkozó kód alapján, egyszerű szerkezet segítségével kell kiválasztani a választ tartalmazó adatlapot. 4 Nagy léptekkel vázolva ezek lennének a teendők: az alapfeladatok, ha a levéltári adatszolgáltatás feladatát komolyan meg akarjuk oldani, ha értelmes munkát akarunk végezni és viszonylag gyors, mégis maximális eredményt kívánunk elérni. - 30 éve próbálkozom ezt a programot valósíttatni,nem lévén „tehetésem" — hiába. Most sincs illúzióm, de távozván a területről kötelességemnek tartom e koncepciót a téma egészének fővona437